Händlerportal

Ein Händlerportal ist der Online-Zugang, über den Acquirer und Netzbetreiber einem Betrieb seine Kartenumsätze, Monatsabrechnungen, Rechnungen und Vertragsmitteilungen bereitstellen. Bei vielen Anbietern ersetzt es den Postversand. Nexi etwa wertet eine Abrechnung als zugegangen, sobald sie im Portal liegt, auch wenn niemand sie öffnet.

Für die Kostenkontrolle ist das Portal deshalb die erste Quelle. Dort stehen die Zahlen, an denen sich ablesen lässt, was Sie für die Kartenakzeptanz tatsächlich zahlen, und dort laufen Fristen an, die bei Versäumnis Geld kosten.

Was im Händlerportal steht

Der Inhalt unterscheidet sich je Anbieter, die Grundbausteine sind aber fast überall dieselben. Rechtlicher Hintergrund ist Art. 12 der EU-Interchange-Verordnung 2015/751: Acquirer müssen Händlerentgelt und Interbankenentgelt je Zahlungsvorgang ausweisen und dürfen diese Angaben nur mit Zustimmung bündeln. Der Akzeptanzvertrag kann vereinbaren, dass die Angaben gesammelt bereitgestellt werden, mindestens einmal im Monat. Genau dafür ist das Portal da.

• Monatsabrechnung der Kartenakzeptanz mit Umsatz, Disagio und Nebenentgelten je Kartenart
• Rechnungen aus dem Terminalvertrag, also Miete, Servicepauschale und Postenentgelte
• Transaktionslisten und Auszahlungsübersichten, teils mit einem Werktag Verzögerung
• Mitteilungen zu Preis- und AGB-Änderungen, die bei manchen Anbietern nur dort erscheinen

Fehlt eine girocard- oder ELV-Zahlung in der Transaktionsliste, liegt die Ursache häufig am Terminal: Offline-Zahlungen übermittelt das Gerät erst mit dem Kassenschnitt. Nexi nennt für sein Portal ausdrücklich eine Verzögerung von 24 Stunden an Werktagen.

Fristen, die am Portal hängen

Das Portal ist kein Langzeitarchiv. Nexi hält Abrechnungen laut eigenen Bedingungen zwölf Monate bereit, TeleCash im Customer Care Center 18 Monate und im Merchant Online Portal zwölf Monate. Bei TeleCash kosten ältere Belege dann Geld, im Merchant Online Portal 14,95 € je Duplikat. VR Payment löscht Zugänge, die 360 Tage nicht genutzt wurden. Kartenabrechnungen sind dagegen Buchungsbelege, die nach § 147 AO seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden müssen.

Kürzer ist die Frist für Einwände. Bei Nexi gilt eine Abrechnung als genehmigt, wenn Sie nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang im Portal widersprechen. Worldline darf AGB-Änderungen im Händlerbereich veröffentlichen, mindestens zwei Monate vor Inkrafttreten; wer nicht binnen eines Monats widerspricht, hat die neue Fassung angenommen.

Mehrere Portale für einen Betrieb

Terminalvertrag und Akzeptanzvertrag sind oft getrennte Verträge, manchmal bei getrennten Gesellschaften. Entsprechend liegen Terminalrechnung und Kartenabrechnung nicht selten in zwei verschiedenen Portalen. Payone führt sechs Kundenportale parallel, TeleCash trennt Customer Care Center und Merchant Online Portal. Wer mit einem PSP und einem separaten Acquirer arbeitet, braucht beide Zugänge, um die Gesamtkosten zu sehen. Bei mehreren Standorten lohnt es sich, alle Vertragspartnernummern unter einem Zugang zusammenzuführen, sofern der Anbieter das anbietet.

Rechenbeispiel: eine Mitteilung, die niemand liest

Ein Fachhändler mit zwei Filialen setzt 1,5 Mio € im Jahr per Karte um. Die Abrechnungen landen im Portal, abgerufen werden sie nur einmal im Jahr für den Steuerberater. Angenommen, der Anbieter kündigt dort eine Erhöhung des Disagios um 0,05 Prozentpunkte an und niemand widerspricht.

Die Rechnung ist einfach: 1.500.000 € × 0,05 % = 750 € Mehrkosten pro Jahr. Bei drei verbleibenden Vertragsjahren sind das 2.250 €, ohne dass sich an Kartenmix oder Umsatz etwas geändert hätte. Ein Sonderkündigungsrecht, wie es etwa TeleCash und Worldline bei Vertragsänderungen vorsehen, ist zu diesem Zeitpunkt längst verfallen.

Eine Konditionsanalyse beginnt deshalb fast immer im Portal: Sie braucht die Abrechnungen der letzten drei Monate und die Mitteilungen der letzten Jahre. Liegen diese nicht mehr dort, müssen sie als kostenpflichtige Kopie angefordert werden.

Wer diese Routine an die Buchhaltung übergibt, sollte ihr einen eigenen Portalzugang einrichten lassen. Die Zugangsdaten gehen sonst oft an die Person, die den Vertrag unterschrieben hat, und bleiben dort liegen.