Kassenschnitt (Tagesabschluss)

Der Kassenschnitt, auch Tagesabschluss genannt, schließt am Kartenterminal die gesammelten Zahlungen eines Zeitraums ab und übermittelt sie zur Abrechnung. Erst mit dem Kassenschnitt werden die Umsätze eingereicht und Ihrem Konto gutgeschrieben. Das Terminal druckt dazu einen Beleg mit den Summen je Kartenart.

Was beim Kassenschnitt passiert

Jedes Terminal führt ein eigenes Journal, zugeordnet über seine Terminal-ID. Darin stehen alle Zahlungen seit dem letzten Abschluss. Der Kassenschnitt sendet diesen Stapel an den Netzbetreiber, der daraus die Einreichung beim Zahlungsdienstleister erstellt. Danach beginnt das Clearing und Settlement, an dessen Ende die Gutschrift steht.

Ausgelöst wird der Kassenschnitt auf drei Wegen:

• automatisch zu einer fest eingestellten Uhrzeit, etwa nach Ladenschluss
• von der Kasse über die ZVT-Schnittstelle, zusammen mit dem Kassenabschluss
• von Hand über das Menü des Terminals

Besonders wichtig ist der Abschluss für girocard-Zahlungen und Lastschriftzahlungen am Terminal (ELV). Diese Umsätze werden bei vielen Geräten erst mit dem Kassenschnitt an das Rechenzentrum übertragen. Solange er aussteht, liegen sie nur im Gerät.

Warum die Frist zählt

Die Bedingungen der Deutschen Kreditwirtschaft für das girocard-System knüpfen die Zahlungsgarantie der kartenausgebenden Bank an eine Frist. Der Umsatz muss innerhalb von acht Tagen beim Zahlungsdienstleister des Händlers eingereicht werden. Fällt der automatische Kassenschnitt wegen einer Störung oder einer getrennten Verbindung aus, merkt das oft niemand. Die Zahlungen sind dann autorisiert, aber noch nicht eingereicht.

Am einfachsten prüfen Sie das über den Abgleich von Kassenschnittbeleg und Gutschrift. Jeder Öffnungstag sollte je Terminal einen Abschluss zeigen, und die Summe sollte ein bis drei Bankarbeitstage später auf dem Konto oder in der Abrechnung erscheinen. Fehlt ein Tag, holen Sie den Kassenschnitt am Gerät nach und melden die Lücke Ihrem Netzbetreiber.

Was der Kassenschnitt kostet

Manche Preisverzeichnisse führen den Kassenschnitt als eigenen Vorgang und berechnen dafür dasselbe Entgelt wie für eine Kartenzahlung. Der Posten steht auf keinem Bon und fällt je Terminal an, auch an Geräten, die kaum genutzt werden. Sie finden ihn im Preisblatt Ihres Netzbetreibers unter Begriffen wie Transaktion, Verwaltungsvorgang oder Nutzung.

Rechenbeispiel: Getränkefachhandel mit zwei Standorten

Ein Getränkefachhändler setzt 1,2 Mio. € im Jahr per Karte um, verteilt auf 300 Öffnungstage. Das sind 4.000 € Kartenumsatz pro Tag. Standort A hat drei Terminals und 2.400 € Tagesumsatz, Standort B zwei Terminals und 1.600 €.

Fünf Terminals mit täglichem automatischem Kassenschnitt ergeben 1.500 Abschlüsse im Jahr. Bei angenommenen 0,08 € je Vorgang sind das 120 € im Jahr. Ein Reservegerät, das eingeschaltet bleibt und kaum Zahlungen annimmt, kostet allein dafür 24 € jährlich.

Schwerer wiegt der Ausfall. Bleibt der Kassenschnitt an Standort B wegen einer Verbindungsstörung vier Öffnungstage aus, liegen 6.400 € nur in den Geräten. Das Geld fehlt so lange in der Liquidität. Wird die Lücke erst nach mehr als acht Tagen bemerkt, ist für die girocard-Umsätze darunter die Zahlungsgarantie nicht mehr gesichert.