Kartengebühren und Betriebsergebnis: was eine Satzsenkung wirklich wert ist

Kartengebühren werden am Kartenumsatz gemessen, bezahlt werden sie aus dem Betriebsergebnis. Dieser Unterschied entscheidet darüber, wie viel eine Satzsenkung wert ist. Bei einer Umsatzrendite von 2,5 Prozent bringt ein eingesparter Euro Kartengebühr genauso viel Ergebnis wie 40 Euro zusätzlicher Umsatz.

Für einen Fachhandel mit drei Filialen, 3,2 Mio. Euro Umsatz und 2,1 Mio. Euro Kartenumsatz heißt das: 18.480 Euro Kartengebühren im Jahr binden 23,1 Prozent des Betriebsergebnisses. Diese Zahl steht in keiner Auswertung, weil Umsatz und Ergebnis in der BWA an verschiedenen Stellen stehen und die Kartengebühren dort häufig nicht vollständig auftauchen.

Warum 0,88 Prozent nach wenig klingt

Der effektive Satz wirkt neben den großen Posten der Gewinn- und Verlustrechnung harmlos. Neben 19 Prozent Umsatzsteuer, gut zwei Dritteln Wareneinsatz und einem knappen Fünftel Personalkosten sieht ein Disagio von 0,88 Prozent nach einer Rundungsdifferenz aus. Der Vergleich führt in die Irre, weil er Größen nebeneinander stellt, die unterschiedlich auf das Ergebnis wirken.

Die Umsatzsteuer ist ein Durchlaufposten. Wareneinsatz und Personal gehen in die Leistung ein und werden kalkulatorisch eingepreist. Die Kartengebühr fällt dagegen auf Umsatz an, den Sie ohnehin gemacht haben. Sie erhöht keinen Verkaufspreis und sie senkt keinen Einkaufspreis. Sie geht in voller Höhe vom Ergebnis ab.

Dazu kommt, dass Sie sie nicht an den Kunden weitergeben können. Für die gängigen Verbraucherkarten untersagt § 270a BGB einen Aufpreis an der Kasse. Was in anderen Branchen über einen Zuschlag läuft, bleibt im Handel und in der Gastronomie im eigenen Ergebnis hängen.

Rechenbeispiel: ein Fachhandel mit drei Filialen

Nehmen wir einen inhabergeführten Fachhandel für Haushaltsgeräte mit drei Filialen. Der Nettoumsatz liegt bei 3,2 Mio. Euro im Jahr, das Betriebsergebnis vor Steuern bei 2,5 Prozent, also 80.000 Euro. Über die Terminals laufen 2,1 Mio. Euro, so wie der Acquirer sie abrechnet. Der Kartenmix besteht aus girocard, internationalen Debitkarten und einem Kreditkartenanteil von 14 Prozent.

Der Vertrag ist ein Blended-Modell mit zwei Preisstufen. Über alle Kartenarten, Postenentgelte, Terminalmieten und Pauschalen gerechnet ergibt sich ein effektives Disagio von 0,88 Prozent. Das sind 18.480 Euro im Jahr.

Jetzt die zweite Zahl. 18.480 Euro von 80.000 Euro Betriebsergebnis sind 23,1 Prozent. Knapp ein Viertel dessen, was der Betrieb im Jahr verdient, geht in die Abwicklung der Kartenzahlungen. Am Gesamtumsatz gemessen sind es 0,58 Prozent. Beide Prozentwerte beschreiben denselben Betrag. Der erste fällt in keiner Auswertung auf, der zweite zeigt die Größenordnung, um die es geht.

Eine Konditionsanalyse bringt diesen Betrieb auf 0,61 Prozent. Das ist das untere Ende des Bandes, in dem gut verhandelte Häuser liegen, und es setzt voraus, dass auch die Nebenkosten mitverhandelt werden. Die Kartengebühren sinken damit auf 12.810 Euro, die Ersparnis liegt bei 5.670 Euro im Jahr. Das Betriebsergebnis steigt von 80.000 auf 85.670 Euro, ein Plus von 7,1 Prozent. Am Umsatz hat sich nichts geändert, am Kartenmix nichts, an der Zahl der Terminals nichts. Wer vorsichtiger mit 0,70 Prozent rechnet, landet bei 14.700 Euro Kartengebühren und einer Ersparnis von 3.780 Euro.

Was dieselbe Wirkung über den Umsatz kosten würde

Die 5.670 Euro lassen sich auch über Wachstum verdienen. Dann ist die Frage, wie viel zusätzlicher Umsatz bei gleicher Rendite denselben Ergebnisbeitrag liefert. Bei 2,5 Prozent sind das 226.800 Euro, also 7,1 Prozent mehr Umsatz. Der Zusammenhang ist symmetrisch: Wer das Ergebnis bei konstanter Rendite um 7,1 Prozent heben will, braucht 7,1 Prozent mehr Umsatz.

Fair gerechnet gehört eine Einschränkung dazu. In einem Betrieb, dessen Fixkosten gedeckt sind, trägt zusätzlicher Umsatz mehr bei als die Durchschnittsrendite. Rechnen Sie mit einer Grenzmarge von 10 Prozent, dann reichen 56.700 Euro zusätzlicher Umsatz. Das ist immer noch das Zehnfache der Ersparnis.

Der Unterschied liegt nicht allein in der Höhe. Zusätzlicher Umsatz bringt eigene Kosten mit und muss jedes Jahr neu erarbeitet werden. Ein korrigierter Satz wirkt bis zum Vertragsende weiter, ohne dass ein Kunde mehr durch die Tür kommt. In der Jahresplanung steht die Prüfung der Konditionen deshalb an einer anderen Stelle als eine Umsatzprognose. Sie trägt kein Umsatzrisiko und muss nur einmal durchgesetzt werden.

Gegen Einkauf und Personal gerechnet

Der Vergleich mit dem Umsatz ist nur einer von drei möglichen. Aufschlussreicher ist für viele Inhaber der Abgleich mit den beiden Kostenblöcken, die im Betrieb ohnehin jedes Jahr verhandelt werden. Nehmen wir für den Beispielbetrieb einen Wareneinsatz von 68 Prozent des Umsatzes, also 2.176.000 Euro, und Personalkosten von 17 Prozent, also 544.000 Euro.

Die 5.670 Euro entsprechen damit 0,26 Prozent besserem Einkauf oder gut einem Prozent der Personalkosten. Wer regelmäßig mit Lieferanten verhandelt, kennt den Aufwand für ein Viertelprozent auf den Wareneinsatz. Derselbe Ergebnisbeitrag liegt im Acquiring-Vertrag, der in vielen Betrieben seit Jahren unverändert läuft, weil die Kartengebühren als Fixkosten durchlaufen und nicht als verhandelbare Kondition gelten.

Die Bemessungsgrundlage wächst von allein

Der Anteil am Ergebnis bleibt nicht stehen, auch wenn Sie den Vertrag nicht anfassen. Der Kartenanteil am Umsatz steigt seit Jahren. Jeder Prozentpunkt verschiebt Umsatz auf eine Basis, auf der ein prozentuales Entgelt je Zahlung anfällt.

Im Beispielbetrieb: Steigt der Kartenumsatz von 2,1 auf 2,4 Mio. Euro, weil Kunden häufiger mit Karte zahlen, kostet derselbe Satz von 0,88 Prozent 21.120 Euro statt 18.480 Euro. Das sind 2.640 Euro mehr und damit 3,3 Prozent des Betriebsergebnisses, ohne dass der Gesamtumsatz gestiegen ist und ohne dass im Vertrag eine Zeile geändert wurde.

Dieselbe Mechanik wirkt über die Zusammensetzung der Karten. Wandert Umsatz von der girocard in die teurere Preisstufe der internationalen Debitkarten, steigt der effektive Satz ohne jede Vertragsänderung. Wer den Anteil am Ergebnis einmal berechnet hat, sollte ihn deshalb jährlich nachrechnen. Die Zahl bewegt sich auch dann, wenn Sie nichts tun.

So berechnen Sie Ihren eigenen Anteil

Drei Werte genügen, und alle drei liegen im Betrieb vor.

Erstens die Kartengebühren der letzten zwölf Monate, und zwar vollständig. Dazu gehören Disagio und Postenentgelte, Terminalmieten, Wartungs- und PCI-Pauschalen sowie Mindestentgelte. Wie Sie die Posten zusammentragen und daraus den effektiven Satz bilden, steht im Beitrag zum effektiven Disagio.

Zweitens das Betriebsergebnis desselben Zeitraums aus der BWA oder dem Jahresabschluss. Nehmen Sie das Ergebnis vor Steuern, damit die Rechnung nicht von der Rechtsform abhängt.

Drittens den Quotienten aus beidem: Kartengebühren geteilt durch Betriebsergebnis, ausgedrückt in Prozent.

Ein Hinweis zur Datenqualität. In vielen BWA stehen die Kartengebühren zu niedrig, weil der Acquirer netto auszahlt und nur die Gutschrift gebucht wird. Dann fehlt genau der Teil, der nie auf dem Konto erschienen ist. Welche Buchung die Posten sichtbar macht, haben wir im Beitrag zum Buchen der Kartengebühren beschrieben.

Faustregel aus unseren Analysen: Unter 10 Prozent ist der Vertrag unauffällig, zwischen 10 und 20 Prozent lohnt die Prüfung, über 20 Prozent gehört er auf den Tisch. Die Schwelle hängt an der Rendite. Je dünner die Marge, desto früher kippt der Anteil.

Was die Zahl leistet, und was nicht

Der Anteil am Ergebnis ist eine Dringlichkeitszahl, kein Benchmark. Er sagt nichts darüber, ob Ihr Satz marktfähig ist. Ein Betrieb mit dünner Rendite kann einen guten Vertrag haben und trotzdem bei 30 Prozent liegen. Umgekehrt fällt ein schlechter Satz in einem Betrieb mit 8 Prozent Rendite kaum auf, kostet aber genauso viel Geld. Ob Ihr Satz stimmt, beantwortet nur der Abgleich mit dem, was für Ihr Volumen und Ihren Kartenmix erreichbar ist, nachzulesen im Kartenkosten-Benchmark.

Zur Einordnung der Rendite: Das KfW-Mittelstandspanel weist für 2024 eine durchschnittliche Umsatzrendite von 7,0 Prozent im Mittelstand aus, gerechnet über alle Wirtschaftszweige. Handel und Gastronomie liegen regelmäßig darunter, kapitalarme Dienstleistungen darüber. Für Ihre Rechnung zählt ausschließlich der eigene Wert aus der BWA, nicht der Durchschnitt.

Je niedriger die Rendite, desto größer der Hebel. Bei 1,5 Prozent Umsatzrendite entspricht ein eingesparter Euro Kartengebühr dem Ergebnisbeitrag von rund 67 Euro Umsatz. Genau die Betriebe mit dem geringsten Spielraum gewinnen am meisten, wenn der Satz einmal gerade gezogen wird.