Kartengebühren buchen: So finden Sie Ihre echten Kartenkosten

Wenn Ihr Acquirer den Kartenumsatz netto auszahlt, taucht der größte Kostenblock oft gar nicht als Aufwand in Ihrer Buchhaltung auf. Das Disagio wird vor der Gutschrift abgezogen, und wer nur die Auszahlung bucht, sieht einen Teil der Kosten nie. In unserem Beispiel eines Modehauses mit zwei Filialen lassen sich aus der BWA 0,27 % Kartenkosten ablesen, tatsächlich sind es 0,98 %: 17.640 € im Jahr statt 4.800 €.

Dieser Beitrag zeigt, wo Kartenkosten in der Buchhaltung landen, warum sie dort so oft unvollständig sind und wie Sie mit einem eigenen Konto Ihren echten Satz jederzeit ablesen. Er ersetzt keine Steuerberatung. Er hilft Ihnen, die richtigen Fragen an Ihre Buchhaltung zu stellen.

Warum die BWA Ihre Kartenkosten zu niedrig ausweist

Kartenkosten entstehen an mehreren Stellen und werden auf unterschiedlichen Wegen bezahlt. Der Acquirer behält das Disagio meist direkt bei der Auszahlung ein. Der Netzbetreiber stellt Autorisierungsentgelte oder Transaktionspreise oft separat in Rechnung. Die Terminalmiete und die Servicepauschale kommen per Lastschrift. Jeder dieser Wege hat in der Buchhaltung ein anderes Ziel.

Das Problem liegt beim ersten Weg. Zwischen Kartenzahlung und Gutschrift läuft das Clearing und Settlement, an dessen Ende nur noch der Nettobetrag auf Ihrem Konto ankommt. Auf dem Kontoauszug steht dann eine Sammelgutschrift, zum Beispiel 4.960 € für einen Verkaufstag mit 5.000 € Kartenumsatz. Die 40 € Differenz sind Disagio. Ob diese 40 € als Aufwand erfasst werden, hängt davon ab, wie Ihre Buchhaltung die Gutschrift verarbeitet.

In der Praxis sehen wir drei Varianten. Nur eine davon macht die Kosten vollständig sichtbar.

• Die Differenz wird sauber als Kartengebühr gebucht, gestützt auf die Monatsabrechnung des Acquirers. Das ist der Idealfall.
• Die Differenz landet auf dem Sammelkonto für Nebenkosten des Geldverkehrs, gemeinsam mit Kontoführung, Überweisungsgebühren und Bankentgelten. Die Kosten sind erfasst, aber nicht mehr von den Bankkosten zu trennen.
• Die Auszahlung selbst wird als Erlös gebucht. Dann fehlt das Disagio als Aufwand vollständig, und der Umsatz ist um denselben Betrag zu niedrig.

Die dritte Variante ist seltener, wenn eine Kasse den Bruttoumsatz über den Tagesabschluss liefert. Sie kommt aber vor, etwa bei kleineren Standorten ohne Kassenanbindung oder wenn der Kartenumsatz direkt aus den Bankdaten übernommen wird.

Rechenbeispiel: ein Modehaus mit zwei Filialen

Nehmen wir ein inhabergeführtes Modehaus mit zwei Filialen und 1,8 Mio. € Kartenumsatz im Jahr, also 150.000 € im Monat. Der durchschnittliche Bon liegt bei 60 €, das ergibt 2.500 Kartenzahlungen pro Monat. Der Vertrag sieht so aus:

• Disagio von 0,80 % auf den Kartenumsatz, einbehalten bei der Auszahlung: 150.000 € × 0,80 % = 1.200 € im Monat.
• Transaktionsentgelt des Netzbetreibers von 0,06 € je Zahlung, separat abgerechnet: 2.500 × 0,06 € = 150 € im Monat.
• Miete für vier Terminals zu je 25 €: 100 € im Monat.
• Service- und Sicherheitspauschale: 20 € im Monat.

Zusammen sind das 1.470 € im Monat oder 17.640 € im Jahr. Bezogen auf 1,8 Mio. € Kartenumsatz ergibt das einen effektiven Satz von 0,98 %.

Jetzt die Sicht aus der Buchhaltung, wenn die Differenz aus der Auszahlung nicht als Kosten gebucht wird. Auf dem Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs stehen die Transaktionsentgelte von 1.800 € im Jahr und die Bankgebühren für Kontoführung und Zahlungsverkehr, im Beispiel 3.000 €. Das sind 4.800 € oder 0,27 % vom Kartenumsatz. Die Terminalmiete von 1.200 € und die Pauschale von 240 € stehen auf anderen Konten. Das Disagio von 14.400 € erscheint nirgends.

Die Geschäftsführung liest aus der BWA also einen Wert, der weniger als ein Drittel der echten Kosten zeigt, und der sogar noch Bankgebühren enthält, die mit Karten nichts zu tun haben. Wer auf dieser Basis entscheidet, ob sich eine Prüfung der Konditionen lohnt, entscheidet mit dem falschen Wert.

Umsatzsteuer: der volle Kartenumsatz ist die Bemessungsgrundlage

Die Nettobuchung hat eine zweite Folge. Umsatzsteuer schulden Sie auf den Betrag, den Ihr Kunde bezahlt. Was der Acquirer davon einbehält, ändert daran nichts. Der Europäische Gerichtshof hat das 1993 in der Rechtssache C-18/92 entschieden: Die Provision, die das Kartenunternehmen einbehält, mindert die Bemessungsgrundlage nicht.

Wird im Beispiel die Auszahlung als Erlös gebucht, fehlen 14.400 € Bruttoumsatz. Bei durchgängig 19 % Umsatzsteuer steckt darin eine Steuer von 14.400 € × 19/119 = 2.299 € im Jahr, die zu wenig angemeldet wäre. In einer Betriebsprüfung kann eine solche Lücke auffallen, sobald jemand die Umsätze laut Acquirer-Abrechnung mit den Erlöskonten abgleicht. Für bilanzierende Betriebe kommt das Verrechnungsverbot des § 246 Abs. 2 HGB hinzu: Aufwendungen dürfen nicht mit Erträgen verrechnet werden.

Auch auf der Kostenseite lohnt ein Blick auf die Steuer. Ob auf einem Kartenposten Umsatzsteuer liegt, hängt von der Art der Leistung ab. Das Preisverzeichnis für den Netzbetrieb von TeleCash etwa weist alle Preise ohne Mehrwertsteuer aus, die Steuer kommt dazu. Andere Posten rechnen Anbieter ohne Steuer ab. Maßgeblich ist der Ausweis auf Ihrer Rechnung, die Einordnung im Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Sitzt ein Anbieter im EU-Ausland und berechnet er eine steuerpflichtige Leistung, trägt die Rechnung den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Dann melden Sie die Steuer selbst an und ziehen sie bei vollem Vorsteuerabzug wieder ab.

Für den Kostenvergleich gilt eine einfache Regel: Rechnen Sie mit Nettobeträgen, also ohne abziehbare Vorsteuer. Sonst vergleichen Sie Angebote, von denen eines mit und eines ohne Steuer ausgewiesen ist.

Nettobuchung und Bruttobuchung im Vergleich

Auf dem Bankkonto kommt bei beiden Wegen dasselbe Geld an. Unterschiedlich ist, was Sie aus Ihren Zahlen ablesen können. Die folgende Übersicht stellt beide Wege für das Modehaus gegenüber.

Der Vergleich zeigt, warum die Bruttobuchung mehr ist als eine Formalie. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Sie Ihre Kartenkosten mit einem einzigen Blick in die BWA beurteilen können. Die Nettobuchung spart der Buchhaltung ein paar Minuten im Monat und kostet Sie die Übersicht über einen Posten von 14.400 € im Jahr.

So buchen Sie Kartenumsätze nachvollziehbar

Der saubere Weg läuft über ein Verrechnungskonto. Viele Kanzleien nutzen dafür das Geldtransitkonto, im SKR03 die 1360, im SKR04 die 1460. Der Ablauf hat drei Schritte:

1. Der Tagesabschluss der Kasse liefert den Bruttoumsatz der Kartenzahlungen. Er wird als Erlös gebucht, die Gegenbuchung läuft auf das Verrechnungskonto.
2. Die Gutschrift des Acquirers wird vom Bankkonto gegen das Verrechnungskonto gebucht.
3. Die Differenz wird mit der Monatsabrechnung des Acquirers als Kartengebühr ausgebucht. Danach steht das Verrechnungskonto auf null.

Bleibt auf dem Verrechnungskonto am Monatsende ein Saldo stehen, ist das ein Warnsignal. Entweder fehlt eine Gutschrift, oder die Gebühren sind nicht vollständig ausgebucht. Ein offener Saldo, der über Monate wächst, deutet meist auf nicht erfasste Kartenkosten hin.

Für die Kosten selbst empfehlen wir ein eigenes Unterkonto neben dem Sammelkonto für Nebenkosten des Geldverkehrs (SKR03 4970, SKR04 6855). Dort gehören Disagio, Transaktionsentgelte und Kartenpauschalen hin, getrennt von Kontoführung und Überweisungsgebühren. Die Terminalmiete kann auf dem Mietkonto bleiben. Für die Auswertung zählen Sie sie trotzdem mit. Wie Sie aus den einzelnen Posten den Gesamtsatz bilden, zeigt unser Beitrag Effektives Disagio berechnen.

Wo die Unterlagen herkommen

Die Monatsabrechnung des Acquirers ist das wichtigste Dokument. Sie listet Umsatz, Disagio und Nebenentgelte je Kartenart auf und ist der Beleg für die Gebührenbuchung. Bei vielen Anbietern liegt sie nur im Händlerportal und wird nicht automatisch verschickt. Fragen Sie Ihre Buchhaltung, ob diese Abrechnungen regelmäßig abgelegt werden. Wenn nicht, fehlt meist genau der Beleg, der die Differenz zwischen Umsatz und Gutschrift erklärt.

Welche Posten auf einer solchen Abrechnung stehen und wie Sie sie lesen, erklärt der Beitrag Kartenabrechnung verstehen. Wie lange der Acquirer mit der Auszahlung wartet und was ein Sicherheitseinbehalt an Liquidität bindet, behandelt der Beitrag zur Auszahlung des Kartenumsatzes. Beides spielt in die Buchhaltung hinein: Ein Einbehalt erscheint ebenfalls als Differenz auf dem Verrechnungskonto, ist aber kein Aufwand.

Was Sie mit dem echten Satz anfangen

Erst wenn Sie Ihre Kartenkosten vollständig sehen, können Sie sie bewerten. Im Beispiel liegt das Modehaus bei 0,98 %. Ob das viel ist, hängt vom Kartenmix und vom Preismodell ab. Angenommen, ein vergleichbarer Betrieb erreicht nach einer Verhandlung 0,75 %. Dann zahlt er bei 1,8 Mio. € Kartenumsatz 13.500 € im Jahr, also 4.140 € weniger als das Modehaus.

Dieser Abstand ist in der BWA des Modehauses unsichtbar, solange dort nur 4.800 € stehen. Die Geschäftsführung hätte keinen Anlass, den Vertrag anzufassen. Das ist der eigentliche Schaden der Nettobuchung: Sie verhindert die Frage, ob die Konditionen noch marktgerecht sind.

Eine Konditionsanalyse setzt genau hier an. Sie nimmt die Abrechnungen der letzten Monate, rechnet jeden Posten auf den effektiven Satz um und stellt ihn dem gegenüber, was Betriebe mit ähnlichem Umsatz und Kartenmix zahlen.

Checkliste für das Gespräch mit Ihrer Buchhaltung

Die folgenden Fragen klären in einem kurzen Termin, ob Ihre Kartenkosten vollständig erfasst sind:

• Wird der Kartenumsatz brutto aus dem Kassenabschluss gebucht oder aus der Gutschrift der Bank?
• Werden die Monatsabrechnungen des Acquirers als Beleg abgelegt und gebucht?
• Gibt es ein eigenes Konto für Kartengebühren, getrennt von den Bankgebühren?
• Steht auf dem Verrechnungskonto zum Monatsende ein Saldo, und wenn ja, seit wann?
• Werden Rechnungen ausländischer Anbieter mit dem Hinweis nach § 13b UStG korrekt angemeldet?

Sind alle fünf Punkte geklärt, können Sie Ihren effektiven Satz künftig jeden Monat aus der BWA ablesen. Das ist die Grundlage für jede Entscheidung über Ihren Kartenvertrag.