Kartenzahlung am Automaten: Was unbediente Terminals an Gebühren kosten

Am unbedienten Terminal ist das feste Entgelt je Vorgang der größte Kostenblock. Bei einem Durchschnittsbon von 5,00 € kostet die Kartenakzeptanz in unserem Rechenfall 4,40 % des Kartenumsatzes, obwohl im Vertrag 0,89 % Disagio stehen. Von den 48.430 € Jahreskosten sind nur 9.790 € prozentual; 26.400 € entfallen auf das Entgelt je Vorgang und 12.240 € auf Miete und Netzbetrieb der 24 Geräte.

Warum der Automat ein anderer Kostenfall ist als die Ladenkasse

Unbedient heißt: Das Terminal ist die ganze Verkaufsstelle. Es nimmt die Zahlung ohne Personal an, an der SB-Waschbox, am Staubsaugerplatz, am Kassenautomaten der Portalwäsche, am Parkscheinautomaten oder im Hofladen, der rund um die Uhr offen ist. Drei Eigenschaften unterscheiden diesen Fall von der bedienten Kasse. Der Bonwert liegt oft im einstelligen Eurobereich. Jedes Gerät ist eine eigene Terminal-ID mit eigenen Fixkosten. Und ein abgebrochener Bezahlvorgang hat keinen Ausweg, weil niemand daneben steht, der die Zahlung anders abwickelt.

Das Preisblatt eines Acquiring-Vertrags ist auf die Ladenkasse geschrieben. Dort ist ein festes Entgelt je Vorgang ein Nebenposten: 0,12 € auf einen Bon von 50 € sind 0,24 %. Am Automaten wird aus derselben Zeile der Haupttreiber. Auf 12,50 € sind die 0,12 € schon 0,96 %, auf 4,00 € sind sie 3,00 %, auf 2,00 € sind sie 6,00 %. Die Position steht unverändert im Vertrag, ihre Wirkung ist das Fünfundzwanzigfache. Genau deshalb trägt ein Blended-Tarif, der für einen Supermarkt passabel gerechnet ist, am Waschplatz eine Belastung, die niemand beschlossen hat.

Der Selbstbedienungs-Checkout im Lebensmittelmarkt ist ein verwandter, aber anderer Fall: Dort verschiebt die SB-Spur den Kartenanteil in einem Betrieb, der weiter Personal hat, wie wir für den Self-Checkout gesondert gerechnet haben. Am Automaten gibt es keine bediente Kasse daneben. Und anders als in der Bäckerei mit kleinen Bons, wo die Kleinbeträge an einer Handvoll bedienter Kassen zusammenlaufen, verteilt der Automatenbetrieb seinen Umsatz über viele Geräte, von denen jedes seine eigenen Fixkosten trägt.

Der Rechenfall: drei Waschparks, 24 unbediente Terminals

Die Ausgangslage ist ein inhabergeführter Betreiber von drei SB-Waschparks. Jeder Standort hat eine Portalwaschanlage mit Kassenautomat, fünf SB-Waschboxen und zwei Staubsaugerplätze, zusammen acht unbediente Terminals je Standort und 24 im Betrieb. Über die Karte laufen 1,10 Mio. € im Jahr, verteilt auf 220.000 Zahlungen. Der Durchschnittsbon liegt damit bei 5,00 €.

Die drei Gerätearten unterscheiden sich stark. Die Portalwäsche bringt 40.000 Kartenzahlungen zu 12,50 €, also 500.000 €. Die 15 Waschboxen kommen auf 120.000 Zahlungen zu 4,00 €, also 480.000 €. Die sechs Staubsaugerplätze liefern 60.000 Zahlungen zu 2,00 €, zusammen 120.000 €. Den Bargeldanteil lassen wir außen vor, weil er die Kartenrechnung nicht berührt.

Der Vertrag sieht 0,89 % auf alle Kartenumsätze vor, dazu 0,12 € je Vorgang als Autorisierungsentgelt. Für die Geräte stehen 34,60 € Miete und 7,90 € Netzbetrieb je Terminal und Monat im Preisblatt, zusammen 42,50 €. Daraus ergeben sich drei Beträge: 9.790 € Disagio (1,10 Mio. € × 0,89 %), 26.400 € Entgelt je Vorgang (220.000 × 0,12 €) und 12.240 € Gerätekosten (24 × 42,50 € × 12). Die Jahressumme ist 48.430 €.

Nach Posten sortiert ergibt sich diese Reihenfolge:

Der Posten, über den der Vertrag verhandelt wurde, ist der kleinste der drei. 48.430 € auf 1,10 Mio. € Kartenumsatz sind 4,40 % effektiv, also 22,0 Cent auf jeden Vorgang von 5,00 €. Der vereinbarte Satz von 0,89 % beschreibt gut ein Fünftel dieser Kosten. Wer seine Kartenkosten über den Prozentsatz steuert, schaut am Automaten auf die falsche Zeile.

Derselbe Vertrag, drei verschiedene effektive Sätze

Teilt man die Jahreskosten nach Gerätearten auf, zerfällt der eine Vertragssatz in drei sehr verschiedene Belastungen. Die Portalwäsche trägt 4.450 € Disagio, 4.800 € Postenentgelte und 1.530 € Gerätekosten für ihre drei Kassenautomaten, zusammen 10.780 € auf 500.000 € Umsatz: 2,16 % effektiv. Die 15 Waschboxen kommen auf 4.272 € Disagio, 14.400 € Postenentgelte und 7.650 € Gerätekosten, zusammen 26.322 € auf 480.000 €: 5,48 %. Die sechs Staubsaugerplätze tragen 1.068 € Disagio, 7.200 € Postenentgelte und 3.060 € Gerätekosten, zusammen 11.328 € auf 120.000 € Umsatz: 9,44 % effektiv.

Am Staubsaugerplatz kostet die Kartenakzeptanz damit mehr als das Vierfache der Portalwäsche, bei identischem Vertrag und identischem Kartenmix. Die 120.000 € Umsatz, die über die Staubsauger laufen, tragen 11.328 € Kartenkosten; die 500.000 € der Portalwäsche tragen 10.780 €. Gut ein Zehntel des Kartenumsatzes verursacht damit mehr Gebühren als die knappe Hälfte.

Diese Spreizung ist der Grund, warum eine Prüfung am Automaten nicht beim Vertrag anfängt, sondern bei der Geräteliste. Erst die Zahl der Vorgänge je Terminal-ID zeigt, wo das Geld liegt. Ein Gerät, das kaum läuft, verschiebt die Rechnung zusätzlich: Miete und Netzbetrieb laufen unabhängig vom Umsatz weiter, und bei einem Mindestentgelt je Terminal-ID kommt ein Sockelbetrag dazu. In unserem Fall greift kein Mindestentgelt, weil jedes der 24 Geräte deutlich darüber abrechnet. An einem Saisonstandort oder an der einzelnen Box am Ortsrand kippt genau dieser Posten die Rechnung.

Vorautorisierung: der Vorgang, der zweimal abgerechnet werden kann

An vielen unbedienten Geräten steht der Betrag beim Kartenlesen noch nicht fest. Die Waschbox lässt den Kunden Zeit kaufen, die Portalwäsche ein Programm wählen, der Kassenautomat verrechnet Gutscheine. Das Terminal reserviert deshalb einen Höchstbetrag, zum Beispiel 20 €, und bucht am Ende den tatsächlichen Betrag ab, etwa 4,20 €. Technisch sind das zwei Nachrichten an das Kartennetz: eine Autorisierung und eine Abrechnung.

Ob daraus ein Entgelt wird oder zwei, steht im Preisblatt und nirgends sonst. Wird jede Autorisierung einzeln berechnet, verdoppelt sich in unserem Rechenfall der größte Kostenblock: aus 26.400 € werden 52.800 €, und der effektive Satz steigt von 4,40 % auf 6,80 %. Diese Frage klärt die Abrechnung. Teilen Sie die Summe der Postenentgelte eines Monats durch 0,12 € und vergleichen Sie das Ergebnis mit der Zahl der Zahlungen im Kassenjournal desselben Monats. Liegt es beim Doppelten, haben Sie die Antwort.

Dieselbe Mechanik kennen Tankstellenbetreiber von der Vorautorisierung an der Zapfsäule, dort mit deutlich höheren Reservierungsbeträgen. Der Unterschied ist der Bonwert: An der Zapfsäule verteilt sich ein doppeltes Entgelt auf einen Tankbon von mehreren Dutzend Euro, an der Waschbox auf 4,00 €.

Kontaktlos ohne PIN: wo die Zählgrenze den Automaten stoppt

Fast jede Zahlung am Automaten läuft kontaktlos. Dafür gilt eine europäische Ausnahme von der starken Kundenauthentifizierung: Bis 50 € je Zahlung darf die Karte ohne PIN freigeben, aber nach fünf aufeinanderfolgenden Zahlungen oder 150 € kumuliert verlangt sie wieder eine PIN. Geregelt ist das in Artikel 11 der Delegierten Verordnung (EU) 2018/389. Bei 5,00 € Durchschnittsbon ist die Zählgrenze von fünf Zahlungen die bindende, nicht der Betrag: Ein Stammkunde erreicht sie nach fünf Wäschen, lange bevor er 150 € zusammen hat.

Für den Betrieb heißt das: Hat das unbediente Gerät kein funktionsfähiges PIN-Pad, bricht die Zahlung an dieser Stelle ab. Der Schaden ist dann ein nicht verkaufter Waschgang. Bei 220.000 Vorgängen im Jahr und 5,00 € Bon kostet schon ein Prozent Abbrüche 11.000 € Umsatz, also mehr als das gesamte Disagio des Jahres. Deshalb gehört zur Gerätewahl am Automaten die Frage, welche Kartenarten und welche Authentifizierungswege freigeschaltet sind, und nicht nur, was das Gerät im Monat kostet.

Was Sie verhandeln, und in welcher Reihenfolge

Die Reihenfolge richtet sich nach der Größe der Posten. Drei Schritte bringen in unserem Rechenfall zusammen 20.480 € im Jahr.

1. Entgelt je Vorgang. Von 0,12 € auf 0,05 € gesenkt sind 11.000 € statt 26.400 €, also 15.400 € weniger und drei Viertel des gesamten Potenzials. Bei 220.000 Vorgängen ist jeder Cent 2.200 € im Jahr wert.
2. Gerätestaffel. Von 42,50 € je Terminal und Monat auf 32,50 € gesenkt sind 9.360 € statt 12.240 €, also 2.880 € weniger. 24 Geräte sind ein Mengenargument, das in der Regel erst ausgesprochen werden muss.
3. Mischsatz. Von 0,89 % auf 0,69 % gesenkt sind 7.590 € statt 9.790 €, also 2.200 € weniger. Der Posten, über den sonst die ganze Verhandlung läuft, trägt hier den kleinsten Beitrag.

Zusammen sinken die Kartenkosten von 48.430 € auf 27.950 €, der effektive Satz von 4,40 % auf 2,54 %. Am Bonwert und an der Zahl der Geräte hat sich dabei nichts geändert. Verhandelt wurde die Position, die den Automatenbetrieb tatsächlich belastet. Wer stattdessen nur am Prozentsatz zieht und dort einen guten Abschluss macht, holt 2.200 € und lässt 18.280 € liegen.

Vier Punkte, die im Vertrag über unbediente Geräte stehen müssen

Unbediente Terminals werden in Verträgen meist wie bediente behandelt, obwohl sie anders laufen und anders abgerechnet werden. Vier Punkte gehören deshalb ausdrücklich geregelt, bevor das erste Gerät aufgestellt ist.

• Vorautorisierung als ein Vorgang. Reservierung und Abbuchung derselben Zahlung dürfen nur ein Entgelt auslösen. Das gehört ins Preisblatt.
• Entgeltstaffel nach Vorgängen, nicht nach Umsatz. Eine Staffel, deren Schwellen in Euro Jahresumsatz stehen, greift bei 5,00 € Bon praktisch nie. Die Mengenstaffel muss auf der Zahl der Vorgänge liegen.
• Entstörungsfrist mit Stundenangabe. Ein defektes Terminal am Automaten ist eine geschlossene Verkaufsstelle, keine von mehreren Kassen. Die Frist für Entstörung oder Austausch gehört in den Vertrag.
• PIN-Eingabe und Freischaltungen je Gerät. girocard, Kontaktlos und die PIN-Eingabe müssen an jedem einzelnen Gerät verfügbar sein, damit die Zahlung nach der fünften kontaktlosen Transaktion weiterläuft.

So gehen Sie vor

Die Rechnung lässt sich mit den eigenen Unterlagen in einer Stunde aufstellen. Vier Schritte genügen.

1. Geräteliste und Vorgänge je Terminal-ID aus dem Kassenjournal ziehen, nicht aus der Abrechnung. Erst damit kennen Sie den Durchschnittsbon je Gerätetyp.
2. Die Jahreskosten in drei Zeilen aufstellen: prozentualer Satz, Entgelt je Vorgang, Gerätekosten. Die Summe geteilt durch den Kartenumsatz ist Ihr effektiver Satz.
3. Die abgerechneten Vorgänge eines Monats gegen das Kassenjournal zählen, um die Frage der Vorautorisierung zu klären.
4. In dieser Reihenfolge verhandeln: Entgelt je Vorgang, Gerätestaffel, Mischsatz. Und zwar in einem Durchgang.

Am Automaten ist die Kartenakzeptanz eine Stückkostenrechnung und keine Prozentrechnung. Wer sie so aufstellt, sieht sofort, in welcher Zeile das Geld liegt. Wer beim Prozentsatz bleibt, verhandelt den kleinsten der drei Posten und lässt den größten unberührt stehen.