SoftPOS und Tap to Pay: Was das Smartphone als Terminal kostet

SoftPOS verwandelt ein NFC-fähiges Smartphone in ein Kartenterminal, ganz ohne Zusatzgerät. Für einen Betrieb ab rund einer Million Euro Kartenumsatz ist die eingesparte Gerätemiete jedoch der kleinere Posten. Über die tatsächlichen Kosten entscheidet das Preismodell hinter der App: Läuft die Zahlung auf einer pauschalen Flatrate, kostet sie ein Vielfaches eines verhandelten Satzes, und dieser Aufschlag wirkt auf jeden einzelnen Euro Umsatz.

Was SoftPOS und Tap to Pay wirklich sind

SoftPOS steht für Software-Point-of-Sale. Die Technik nutzt den NFC-Chip, der ohnehin in jedem modernen Smartphone steckt, und macht ihn über eine zertifizierte App zum Kartenleser. Der Kunde hält seine kontaktlose Karte, sein Handy oder seine Smartwatch an das Gerät des Händlers, und die Zahlung läuft. Ein separates Terminal, ein Bondrucker oder eine Docking-Station sind nicht nötig.

Auf dem iPhone trägt die Funktion den Namen Tap to Pay on iPhone. In Deutschland bieten sie unter anderem Adyen, Nexi, PAYONE, SumUp, Mollie, Viva, Stripe, Revolut und die Sparkassen-Finanzgruppe an. Auf Android-Geräten läuft die gleiche Idee unter Bezeichnungen wie PhonePOS oder S-POS. Technisch bleibt SoftPOS gewöhnliche Kartenannahme in einer neuen Bauform. Wer die Karte liest, wer abrechnet und zu welchem Satz, hängt weiter am Vertrag mit dem Acquirer dahinter.

Ein Detail zählt im deutschen Markt besonders: die girocard. Frühe Tap-to-Pay-Angebote akzeptierten nur Visa und Mastercard, die girocard-Zulassung kam erst nach und nach dazu. Da die girocard je nach Branche 40 Prozent und mehr des Kartenmix ausmacht, ist ihre Unterstützung entscheidend: An ihr hängt ein großer Teil Ihres Umsatzes.

Warum die eingesparte Hardware der kleinere Posten ist

Das Verkaufsargument von SoftPOS ist die Hardware, genauer ihr Wegfall. Kein Terminal bedeutet keine Gerätemiete, keine Wartungspauschale und keine Anschaffung. Bei einem Betrieb mit mehreren Standorten summiert sich das schnell auf einige Hundert bis über tausend Euro im Jahr, wie der Blick auf die versteckten Terminalgebühren zeigt.

Dieser Posten ist real, aber er steht in keinem Verhältnis zur zweiten Zahl auf jeder Abrechnung: dem Disagio. Das Disagio ist ein Prozentsatz auf den Umsatz, und Prozente auf große Beträge werden schnell große Beträge. Genau hier liegt der Denkfehler, der SoftPOS teuer machen kann. Wer auf die Gerätekosten schaut und die Prozentzahl übersieht, optimiert den kleinen Posten und verschlechtert den großen.

Das Rechenbeispiel: drei Standorte, 1,5 Mio. Euro Kartenumsatz

Nehmen Sie einen inhabergeführten Filialbetrieb mit drei Standorten und 1,5 Millionen Euro Kartenumsatz im Jahr. Heute stehen an den Kassen sechs klassische Terminals zu je 20 Euro Miete im Monat, das sind 1.440 Euro im Jahr. Die Konditionen sind verhandelt, der effektive Satz liegt bei 0,45 Prozent. Das ergibt ein Disagio von 6.750 Euro. Zusammen kostet die Kartenannahme also 8.190 Euro im Jahr.

Nun der Wechsel auf SoftPOS, um die Terminalmiete zu sparen. Kommt die Zahlung dabei auf eine typische Anbieter-Flatrate von 1,49 Prozent, steigt das Disagio auf 22.350 Euro. Die Hardware kostet jetzt nichts mehr, die Kartenannahme insgesamt aber 22.350 Euro. Das sind 14.160 Euro mehr im Jahr als vorher, allein weil hinter der App ein anderes Preismodell läuft.

Die dritte Variante zeigt, worauf es ankommt: SoftPOS mit demselben verhandelten Satz von 0,45 Prozent. Dann bleibt das Disagio bei 6.750 Euro, und die Gerätemiete entfällt tatsächlich. Erst so wird aus der eingesparten Hardware ein echter Vorteil von rund 1.440 Euro im Jahr.

Der Vergleich macht die Größenordnungen sichtbar. Die Bauform des Geräts bewegt rund 1.440 Euro, das Preismodell dahinter rund 15.600 Euro. Ein Prozentpunkt Disagio wiegt bei diesem Umsatz etwa 15.000 Euro im Jahr, die komplette Terminalmiete nicht einmal ein Zehntel davon. Wer die Entscheidung an der Hardware festmacht, misst am falschen Posten.

Das Preismodell hinter der App entscheidet

SoftPOS-Anbieter rechnen oft mit einer Blended-Flatrate: ein pauschaler Prozentsatz auf jede Zahlung, unabhängig von der Kartenart. Blended-Pricing ist bequem und für Kleinstbetriebe mit wenigen tausend Euro Umsatz auch vertretbar. Bei sechs- oder siebenstelligen Jahresumsätzen verkehrt sich die Bequemlichkeit ins Gegenteil, weil die Pauschale die günstigen girocard-Zahlungen quersubventioniert und Sie am Ende den Mischpreis zahlen.

Die Alternative ist ein IC++-Satz, der Interchange, Scheme Fees und die Marge des Anbieters getrennt ausweist. Über den gesamten Umsatz gerechnet liegt ein verhandelter IC++-Satz für einen Mittelständler regelmäßig deutlich unter jeder SoftPOS-Flatrate; der Vergleich der beiden Modelle zeigt das im Detail. Manche Anbieter koppeln SoftPOS an genau solche Konditionen. Nexi etwa nennt für Tap to Pay ein Disagio ab 0,79 Prozent zuzüglich einer kleinen monatlichen Gerätegebühr, was näher an einem klassischen Vertrag liegt als an einer Pauschale.

Die entscheidende Frage vor der Einführung lautet deshalb: Welcher Vertrag steht hinter der App? Ein günstiges Preismodell macht auch ein Smartphone-Terminal günstig. Eine Pauschale macht jede Bauform teuer.

Wofür sich SoftPOS im Mittelstand wirklich eignet

Nichts davon macht SoftPOS überflüssig. Als Ergänzung zur festen Kasse spielt die Technik ihre Stärke aus, überall dort, wo ein zusätzliches Terminal sich nicht lohnt. Vier Situationen sind typisch:

• Mobiler Verkauf: Außendienst, Marktstand, Foodtruck oder Lieferung an die Haustür, wo das Personal ohnehin ein Diensthandy trägt.
• Saisonale Spitzen: Weihnachtsmarkt, Hoffest oder Sommerterrasse, für die sich kein Jahresvertrag über ein weiteres Gerät rechnet.
• Zusätzliche Kassenplätze bei Andrang, um Warteschlangen aufzulösen, ohne dauerhaft Hardware vorzuhalten.
• Ausfallsicherung: Ein installiertes SoftPOS auf dem Diensthandy überbrückt den Ausfall eines Terminals, bis Ersatz da ist.

In diesen Fällen zählt die Flexibilität mehr als der letzte Zehntelprozentpunkt, und die Umsätze über SoftPOS bleiben ein kleiner Teil des Ganzen. Kritisch wird es erst, wenn SoftPOS die Hauptkasse ersetzen soll und der große Teil des Umsatzes über eine Flatrate läuft.

Worauf Sie vor der Einführung achten

Bevor Sie SoftPOS produktiv setzen, klären Sie vier Punkte:

• Preismodell: Flatrate oder verhandelter IC++- beziehungsweise Blended-Satz? Rechnen Sie den Prozentsatz auf Ihren Jahresumsatz hoch, bevor Sie die gesparte Hardware feiern.
• girocard-Zulassung: Akzeptiert die App die girocard kontaktlos? Ohne sie fehlt Ihnen der größte Teil des deutschen Kartenmix.
• PIN-Abfrage: Kontaktlos ohne PIN gilt in Deutschland in der Regel bis 50 Euro. Höhere Beträge verlangen eine PIN, die SoftPOS über den Bildschirm abfragt (PIN-on-Glass). Prüfen Sie, ob das für Ihre Bonhöhen praktikabel ist.
• Vertragslaufzeit und Gerätebindung: Auch ohne Hardware gibt es Mindestlaufzeiten, App-Gebühren und die Bindung an ein bestimmtes Smartphone samt Akku und Betriebssystem-Updates.

Jeder dieser Punkte kann eine vermeintliche Ersparnis wieder auffressen. Der wichtigste bleibt das Preismodell, weil es als Einziges auf den gesamten Umsatz wirkt.

So ordnen Sie SoftPOS für Ihren Betrieb ein

SoftPOS ist ein nützliches Werkzeug an der richtigen Stelle. Für den mobilen und saisonalen Einsatz spart es Geräte und Wege. Als Ersatz der Hauptkasse taugt es nur, wenn hinter der App dieselben verhandelten Konditionen stehen wie an Ihrem besten Terminal. Der Umstieg auf eine Flatrate kostet einen Mittelständler leicht mehr, als die gesamte Terminal-Infrastruktur je gekostet hat; die Frage Miete oder Kauf wird damit zur Nebenfrage.

Ob sich Ihre heutigen Konditionen für SoftPOS oder für klassische Terminals eignen, zeigt ein Blick auf Ihren effektiven Satz. Rechnen Sie ihn aus, oder lassen Sie ihn prüfen, bevor Sie die Bauform wechseln.

Am Ende hängt SoftPOS an den Konditionen dahinter, wie jede andere Form der Kartenannahme auch. Wer seinen effektiven Satz kennt, trifft die Entscheidung in wenigen Minuten.