Kassenschnitt am EC-Gerät: Tagesabschluss Schritt für Schritt

Der Kassenschnitt gibt die Umsätze eines Tages zur Verarbeitung frei und leert dabei den Umsatzspeicher des Terminals. Nach der Payone-Dokumentation starten Sie ihn auf dem Ingenico Move/5000 und dem Desk/3500 mit dem Funktionscode F + 4 und dem Händlerpasswort, auf dem Verifone V400m läuft er über das Hauptmenü unter Kassenschnitt. Solange er fehlt, bleiben die Zahlungen im Gerät und laufen nicht in die Abrechnung.

Wir sind nicht Ihr Terminal-Anbieter und haben keinen Zugriff auf Ihr Gerät. Die Menüwege unten stammen aus den Bedienungsanleitungen der Hersteller und aus den Geräteseiten von Payone, abgerufen am 25. Oktober 2026. Welche Funktionen Ihr Terminal anzeigt, hängt zusätzlich von der Software Ihres Netzbetreibers ab. Weicht das Menü ab, gilt die Anleitung, die Sie mit dem Gerät erhalten haben.

Was der Kassenschnitt im Hintergrund auslöst

Ein Kartenterminal sammelt die Zahlungen eines Tages zunächst im eigenen Speicher. Erst der Kassenschnitt bestimmt den Zeitpunkt, an dem diese Umsätze zum Netzbetreiber und damit in die Zahlungsabwicklung geleitet werden. So beschreibt es die Installations- und Bedienungsanleitung des Verifone V400m in Kapitel 10. Payone formuliert es in der Kurzanleitung zum Move/5000 noch deutlicher: Der Kassenschnitt ist die finale Verarbeitungsfreigabe an Payone. Vorher ist der Tag aus Sicht der Zahlungsabwicklung nicht abgeschlossen.

Daraus folgt die wichtigste Konsequenz für den Betrieb. Ohne Kassenschnitt startet das Clearing und Settlement für diese Zahlungen nicht, und die Auszahlung verschiebt sich entsprechend nach hinten. Wann das Geld nach der Freigabe auf dem Konto ankommt und welche Einbehalte dabei eine Rolle spielen, haben wir bei der Auszahlung des Kartenumsatzes aufgeschlüsselt. Umgekehrt ist der Kassenschnitt endgültig. Payone weist darauf hin, dass der Umsatzspeicher geleert wird und für die Zahlungen dieses Tages kein Belegduplikat und kein Storno mehr möglich sind.

Genau deshalb lohnt die Reihenfolge am Abend: zuerst die offenen Vorgänge klären, dann den Schnitt setzen. Eine falsch gebuchte Zahlung korrigieren Sie bis zum Kassenschnitt mit einem Storno. Danach bleibt nur noch die Gutschrift, und die läuft als eigene Transaktion mit eigenen Kosten durch die Abrechnung.

Kassenschnitt oder Kassenbericht

Die häufigste Verwechslung im Alltag betrifft zwei Belege, die sich auf dem Papier sehr ähnlich lesen. Der Kassenbericht ist die Zwischensumme, etwa beim Kassiererwechsel. Er druckt die Transaktionen seit dem letzten Kassenschnitt, lässt den Umsatzspeicher aber unberührt und gibt nichts zur Verarbeitung frei. Payone schreibt dazu ausdrücklich, dass er rein informativ ist und den Kassenschnitt nicht ersetzt. Wer am Abend den Kassenbericht zieht und zufrieden Feierabend macht, hat den Tag nicht abgeschlossen.

Die dritte und vierte Zeile sind der Grund, warum die Reihenfolge zählt. Beide Belege decken denselben Zeitraum ab, aber nur einer schließt ihn. Für die Kasse heißt das: Zwischensummen so oft wie nötig, Kassenschnitt genau einmal, und zwar nach dem letzten Gast oder Kunden. Den Kassenschnittbeleg selbst können Sie auf den Payone-Geräten später noch einmal ausdrucken, die Belegkopie liegt auf dem Funktionscode F + 8.

Move/5000 und Desk/3500: der Weg über die F-Taste

Beide Ingenico-Geräte werden in Deutschland unter anderem von Payone ausgeliefert und teilen dieselbe Menülogik. Aus dem Grundzustand öffnet ein Druck auf die F-Taste die Zahlung, zweimal F das Hauptmenü und dreimal F die Eingabe eines Funktionscodes. Ist das Terminal schon wach, entfällt jeweils ein Tastendruck. Der direkte Weg zum Tagesabschluss läuft über den Funktionscode.

1. OK drücken. Ein Druck auf eine beliebige Taste weckt das Terminal aus dem Ruhezustand.
2. Zweimal die F-Taste drücken, um in die Funktionscode-Eingabe zu gelangen.
3. Code 4 eingeben und bestätigen. Das Terminal zeigt Kassenschnitt an.
4. Händlerpasswort eingeben. Payone nennt als Werkseinstellung 12345 und empfiehlt, es bei der Erstanmeldung zu ändern.
5. Der Kassenschnittbeleg wird gedruckt. Liegen keine Transaktionen vor, druckt das Gerät einen Beleg mit Nullsummen.

Über das Hauptmenü führt derselbe Weg durch den Menüpunkt Aktionen. Dort fragt das Terminal zuerst das Kassiererpasswort ab, danach das Händlerpasswort, und druckt dann den Beleg. Die Kurzanleitung nennt als Werkseinstellung für das Kassiererpasswort 56789. Dass zwei Passwörter im Spiel sind, hat einen praktischen Sinn: Das Kassiererpasswort kennt das Personal, das Händlerpasswort gehört in die Hand der Geschäftsführung. Wer beide an alle verteilt, verliert die Kontrolle darüber, wann der Tag freigegeben wird.

Eine vollständige Liste der Funktionscodes druckt das Gerät unter dem Code 526 aus. Nützlich sind im Tagesgeschäft vor allem F + 2 für das Storno, F + 8 für die Belegkopie und der Code 7 für die Trace-Nummer des letzten Kaufs. Die Codes und die Kurzanleitungen zu beiden Geräten stehen auf den Geräteseiten von Payone zum Download bereit.

Verifone V400m: Hauptmenü, Kassenschnitt, Passwort

Das V400m hat für den Tagesabschluss einen eigenen Menüpunkt, Funktionscodes wie bei den Ingenico-Geräten gibt es dort nicht. Die Bedienungsanleitung beschreibt den Ablauf in Kapitel 10.1 und weist darauf hin, dass die Funktion auch im Menü Geschäftsvorfälle liegt.

1. Hauptmenü öffnen und die Funktion Kassenschnitt wählen.
2. Passwort eingeben.
3. Im folgenden Untermenü erneut Kassenschnitt wählen.
4. Das Display meldet, ob der Kassenschnitt erfolgreich war. Der Kassenschnittbeleg wird gedruckt.

Im selben Untermenü liegen drei weitere Einträge. Kassensummen druckt einen Beleg über die aktuelle Kassensumme und bildet die Summen für alle im Gerät in Betrieb genommenen Kartensysteme. Das ist der Beleg, der die Umsätze eines Tages nach Kartenart aufschlüsselt. Umsatztransfer und Journaltransfer übertragen Offline-Transaktionen und die Journaleinträge nicht erfolgreicher Transaktionen. Die Anleitung bezeichnet beide als normalerweise nicht erforderlich, weil der Kassenschnitt die Offline-Transaktionen in der Regel mit überträgt. Wenn Ihr Netzbetreiber Sie am Telefon dazu auffordert, ist das also eine Ausnahme und kein Routineschritt.

Das V400m kann den Schnitt auch selbst setzen. Unter Verwaltung, Händler, Kartendaten steht die Einstellung KS-Art. Auf Ja führt das Gerät den Kassenschnitt zeitgesteuert zu einer hinterlegten Uhrzeit durch, auf Nein bleibt er manuell. Die Anleitung warnt an dieser Stelle vor Datenverlust durch Spannungsunterbrechung und verlangt, dass das Gerät zum Zeitpunkt des Kassenschnitts mit Spannung versorgt ist. Für ein mobiles Terminal, das abends in der Schublade liegt, ist der zeitgesteuerte Schnitt deshalb die schlechtere Wahl. Einen Eintrag weiter lässt sich unter Passwort bei KS der Passwortschutz für den Kassenschnitt ein- und ausschalten. Die Anleitungen zu allen Verifone-Geräten liegen in der Download-Übersicht von Verifone.

Mehrere Geräte, mehrere Belege

Jedes Terminal schneidet seinen eigenen Tag. Zwei Standorte mit je zwei Geräten erzeugen vier Belege am Tag und rund 120 im Monat. Damit die Zuordnung später funktioniert, gehört in jedes Gerät eine sprechende Kennung. Beim V400m vergeben Sie sie unter Verwaltung, Händler, Händlerdaten, Terminal-Ident. Die Anleitung hält fest, dass der dort eingegebene Text oder die Nummer auf dem Kassenschnittbeleg mitgedruckt wird. Wer dort Kasse 1 und Kasse 2 einträgt, muss am Monatsende nicht raten, welcher Beleg zu welchem Platz gehört. Die Terminal-ID auf der Abrechnung ist die Gegenprobe dazu.

Ein vergessener Schnitt an einem Gerät fällt im Tagesgeschäft kaum auf, weil die Kasse weiterläuft und die Karten weiter akzeptiert werden. Auffällig wird er erst, wenn ein Storno nicht mehr geht oder die Auszahlung für diesen Standort später eintrifft als erwartet. Eine feste Abendroutine mit einem Blick auf jeden Beleg kostet zwei Minuten und erspart die Suche im Nachhinein.

Der Kassenschnittbeleg ist Ihr Prüfbeleg gegen die Abrechnung

Der Beleg hat neben der Freigabe einen zweiten Wert, der im Stapel oft untergeht. Er nennt die Zahl der Zahlungen seit dem letzten Schnitt, und das ist eine der zwei Größen, aus denen Ihr Acquirer die Monatsrechnung bildet. Die zweite ist der Umsatz je Kartenart, den beim V400m der Kassensummen-Beleg ausweist. Mit beidem lassen sich Abrechnung und Belege gegeneinander prüfen, ohne dass Sie dem Anbieter die Datenbasis abnehmen müssen.

Ein Rechenbeispiel aus der Gastronomie. Zwei Standorte, 1,8 Mio. Euro Kartenumsatz im Jahr, Durchschnittsbon 45 Euro. Das sind 40.000 Transaktionen im Jahr und rund 3.300 im Monat bei 150.000 Euro Monatsumsatz. Weist die Abrechnung für diesen Monat 1.950 Euro Gesamtgebühren aus, liegt das effektive Disagio bei 1,30 Prozent. Steht in Ihrem Vertrag zusätzlich ein Postenentgelt von 5 Cent je Transaktion, kosten die 40.000 Posten 2.000 Euro im Jahr. Das sind 0,11 Prozentpunkte allein aus der Stückzahl, und die Stückzahl steht auf Ihren Kassenschnittbelegen. Wie Sie den Satz Schritt für Schritt aus der Abrechnung herausrechnen, zeigt unsere Anleitung zum effektiven Disagio.

Der Hebel dahinter ist schlichte Arithmetik. Bei 1,8 Mio. Euro Kartenumsatz ist jeder Zehntelprozentpunkt 1.800 Euro im Jahr wert. In unseren Verhandlungen liegt der Spielraum bei Betrieben dieser Größe erfahrungsgemäß bei 0,10 bis 0,25 Prozentpunkten, also 1.800 bis 4.500 Euro im Jahr. Voraussetzung ist, dass Ihre Zahlen belastbar sind. Passt die Abrechnung nicht zu den Belegen, ist das zuerst ein Fall für die Prüfung der Abrechnung und erst danach für die Verhandlung. Welche Kartenarten Ihren Satz nach oben ziehen, lesen Sie am Kartenmix aus diesen Belegen ab.

Bis dahin genügt eine einfache Gewohnheit. Heften Sie die Kassenschnittbelege eines Monats zusammen und legen Sie sie neben die Abrechnung. Stimmen Transaktionszahl und Bruttoumsatz nicht überein, haben Sie entweder einen vergessenen Schnitt oder einen Posten in der Rechnung, der dort nicht hingehört. Beides ist in der Woche nach der Abrechnung leichter zu klären als ein Jahr später.