Kartengebühren zurückfordern: Wenn die Abrechnung nicht zum Vertrag passt

Ob Ihre Kartenabrechnung stimmt, zeigt nur der direkte Abgleich: Preisblatt und Rahmenvertrag Position für Position gegen die abgerechnete Zeile. Im Beispiel eines Elektro-Fachmarkts mit zwei Standorten und 2,1 Mio. € Kartenumsatz bringt dieser Abgleich 2.564 € zu viel gezahlte Gebühren in zwölf Monaten, also 0,12 Prozentpunkte auf den Kartenumsatz. Zu viel gezahlte Entgelte verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren, der ausgerechnete Betrag liegt damit nicht nur für das vergangene Jahr auf dem Tisch. Ein marktfähiges Disagio nützt wenig, wenn es in der Abrechnung nicht ankommt.

Warum der effektive Satz die Abweichung nicht zeigt

Der effektive Satz ist der zuverlässigste Wert, den Sie über Ihre Kartenkosten bilden können: alle Kartenentgelte eines Zeitraums geteilt durch den Kartenumsatz desselben Zeitraums. Er beantwortet eine Frage sehr gut, nämlich ob Sie im Vergleich zu ähnlichen Betrieben zu viel zahlen. Wie Sie ihn in vier Schritten berechnen, haben wir an anderer Stelle gezeigt. Für die Frage, ob Ihr Anbieter das abrechnet, was er unterschrieben hat, taugt er nicht.

Der Grund liegt in der Mechanik. Der effektive Satz wirft alle Posten in einen Topf und teilt. Ob ein Prozentsatz 0,20 Prozentpunkte zu hoch angesetzt ist, ob ein Centbetrag doppelt läuft oder ob eine Monatspauschale für ein Gerät abgerechnet wird, das im Lager liegt: Am Ende steht eine Zahl, die um ein Zehntel Prozentpunkt höher ausfällt als nötig. Ein Zehntel Prozentpunkt liegt innerhalb der Streuung, die Betriebe derselben Branche ohnehin zeigen. Kein Benchmark macht diesen Unterschied sichtbar.

Sichtbar wird er erst, wenn Sie den Maßstab wechseln. Maßstab ist dann Ihr eigenes Preisblatt. Jede Zeile der Abrechnung muss sich einer Zeile im Vertrag zuordnen lassen, mit demselben Satz, derselben Bezugsgröße und derselben Kartenkategorie. Wie eine Abrechnung aufgebaut ist und welche Posten darauf stehen, ist die Voraussetzung dafür. Der Abgleich selbst ist Handarbeit und braucht ein paar Stunden.

Fünf Stellen, an denen Abrechnung und Vertrag auseinanderlaufen

In den Prüfungen, die wir für Betriebe zwischen einer und fünf Millionen Euro Kartenumsatz machen, wiederholen sich die Fundstellen. Sie haben selten mit bösem Willen zu tun. Abrechnungssysteme werden von Hand parametrisiert, Verträge werden nachverhandelt, Geräte werden getauscht, Filialen umgebaut. Jeder dieser Vorgänge ist ein Eingriff in die Stammdaten, und jeder Eingriff kann daneben gehen. Wer die fünf Stellen kennt, weiß, wo er zuerst hinsieht.

Transaktionsentgelte, die im Satz schon enthalten sind

Häufig nennt das Preisblatt für die girocard einen Prozentsatz plus einen Centbetrag je Zahlung, für Visa und Mastercard dagegen einen reinen Prozentsatz. Das Autorisierungsentgelt steckt dort in der Marge. Rechnet Ihr Anbieter den Centbetrag trotzdem auf alle Zahlungen, bleibt der Prozentsatz davon unberührt, und der Fehler versteckt sich in einer Summenzeile. Zählen Sie deshalb die abgerechneten Posten und vergleichen Sie diese Zahl mit der Zahl Ihrer girocard-Zahlungen. Bei 18.900 Zahlungen über Visa und Mastercard und 0,04 € je Posten kostet die Differenz 756 € im Jahr.

Kartenarten, die falsch zugeordnet werden

Debitkarten von Visa und Mastercard tragen dieselben Logos wie die Kreditkarten derselben Marke. Im Vertrag stehen für beide Kategorien unterschiedliche Sätze, weil die regulierte Interchange für Verbraucher-Debitkarten im EWR bei 0,2 % liegt und für Verbraucher-Kreditkarten bei 0,3 %. Sortiert das System einen Kartenbereich dauerhaft in die teurere Kategorie, zahlen Sie die Differenz auf jeden Umsatz dieses Bereichs. Im Transaktionsdetail steht die Kartenart je Zahlung, dort lässt sich die Zuordnung prüfen. Bei 210.000 € Jahresumsatz und 0,30 Prozentpunkten Differenz sind das 630 €.

Nachverhandelte Sätze, die nicht eingepflegt wurden

Eine Nachverhandlung endet mit einem Nachtrag zum Preisblatt und einem Datum, ab dem der neue Satz gilt. Zwischen Unterschrift und Umsetzung im Abrechnungssystem liegt ein manueller Schritt. Bleibt er aus, läuft der alte Satz weiter, und die Abrechnung sieht aus wie immer. Prüfen Sie daher die erste Abrechnung nach jeder Vertragsänderung gegen den Nachtrag, und zwar auf die zweite Stelle hinter dem Komma. Ein Kreditkartensatz, der zum 1. April von 0,79 % auf 0,59 % fallen sollte und auf 267.750 € Umsatz in neun Monaten nicht angewendet wird, kostet 536 €.

Fixposten für Terminals, die nicht mehr laufen

Jede Terminal-ID trägt eigene Monatspauschalen für Miete, Wartung und Mobilfunk. Geben Sie ein Gerät zurück oder legen Sie eine Kasse still, muss die zugehörige Terminal-ID abgemeldet werden. Geschieht das nicht, laufen die Pauschalen weiter, und auf der Abrechnung steht eine Nummer, die im Betrieb niemand mehr einem Gerät zuordnet. Zählen Sie die abgerechneten Terminal-IDs und halten Sie sie gegen die Geräte, die tatsächlich kassieren. Ein stillgelegtes Terminal mit 24,90 € Miete, 4,90 € Wartung und 3,90 € Mobilfunk kostet 33,70 € im Monat, über ein Jahr 404 €.

Klauseln, die im Preisblatt nicht stehen

Ein Mindestentgelt je Terminal, eine Inaktivitätspauschale oder ein Einrichtungsentgelt erscheinen auf Abrechnungen auch dann, wenn Ihr Vertrag sie nicht vorsieht. Sie stammen in diesen Fällen aus einem Standardpreisverzeichnis, das für Ihren Vertrag nicht gilt. Nehmen Sie jede Position, die Sie dem Preisblatt nicht zuordnen können, und fragen Sie schriftlich nach der Vertragsgrundlage. Zwei schwach genutzte Terminal-IDs mit je 9,90 € Mindestentgelt im Monat summieren sich auf 238 € im Jahr.

Vertrag gegen Abrechnung: ein Elektro-Fachmarkt mit zwei Standorten

Der Betrieb verkauft Hausgeräte und Küchen an zwei Standorten und wird vom Inhaber geführt. Fünf Terminals sind im Einsatz, zwei an der Kasse im Hauptgeschäft, zwei in der zweiten Filiale, eines mobil für die Auslieferung. 2,1 Mio. € Kartenumsatz im Jahr verteilen sich auf 42.000 Kartenzahlungen, also 50 € je Bon; 18.900 davon laufen über Visa und Mastercard. Der Kartenmix: 52 % girocard, 28 % Debitkarten von Visa und Mastercard, 17 % Kreditkarten, 3 % Firmen- und Nicht-EWR-Karten. Das Preisblatt nennt 0,25 % plus 0,04 € je girocard-Zahlung, 0,49 % für Debitkarten, 0,79 % für Kreditkarten und Pass-Through für Firmen- und Auslandskarten.

Die zwölf Abrechnungen des vergangenen Jahres summieren sich auf 14.319 € Kartenkosten, das sind 0,68 % des Kartenumsatzes. Für einen Betrieb dieser Größe mit diesem Kartenmix ist der Wert unauffällig, er hätte jeden Benchmark-Vergleich passiert. Erst das Preisblatt daneben macht die Abweichungen sichtbar.

Fünf Positionen weichen ab, zwei sind in Ordnung. Das Autorisierungsentgelt auf 18.900 Visa- und Mastercard-Zahlungen kostet 756 €. Der nicht eingepflegte Kreditkartensatz macht 0,20 Prozentpunkte auf 267.750 € Umsatz in neun Monaten, also 536 €. Die Visa-Debit-Karten des falsch sortierten Kartenbereichs liefen das ganze Jahr über den Kreditkartensatz, 0,30 Prozentpunkte auf 210.000 € ergeben 630 €. Das zurückgegebene Gerät in der zweiten Filiale kostet 404 €, die beiden Mindestentgelte 238 €. Zusammen 2.564 €.

Gegen die 14.319 € der Abrechnung stehen damit 11.755 €, die der Vertrag hergibt. Der effektive Satz fällt von 0,68 % auf 0,56 %, ohne dass eine einzige Kondition neu verhandelt wurde. 0,12 Prozentpunkte klingen nach wenig. Bei 2,1 Mio. € Kartenumsatz sind es 2.564 € im Jahr, und dieses Geld ist bereits abgebucht.

Was sich rückwirkend holen lässt

Drei der fünf Abweichungen laufen bereits seit dem Vertragsbeginn vor 30 Monaten: das Autorisierungsentgelt mit 756 €, die Kartenart-Zuordnung mit 630 € und die Mindestentgelte mit 238 € im Jahr. Zusammen sind das 1.624 € pro Jahr und über 30 Monate 4.060 €. Dazu kommen die beiden Posten, die nur im geprüften Jahr auftraten, 536 € für den nicht eingepflegten Satz und 404 € für das stillgelegte Terminal. In der Summe rund 5.000 €.

Für die Rückforderung gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den Umständen Kenntnis erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten erlangen müssen. Ein Posten, der 2024 abgerechnet wurde, verjährt unter dieser Voraussetzung also Ende 2027. Die 30 Monate des Beispiels liegen vollständig innerhalb der Frist. Unabhängig davon enthalten viele Rahmenverträge eine eigene Frist, binnen derer Sie einer Abrechnung widersprechen müssen. Lesen Sie diese Klausel, bevor Sie anfangen, Posten zu sammeln.

Welche Unterlagen Sie brauchen

Der Abgleich steht und fällt mit der Vollständigkeit der Unterlagen. Eine Jahresübersicht genügt nicht, weil sie genau die Zwischenschritte zusammenfasst, in denen die Abweichungen stecken. Fordern Sie bei Ihrem Anbieter an, was fehlt, und bestehen Sie auf dem Transaktionsdetail. Ohne diese Einzelaufstellung lässt sich weder die Kartenart-Zuordnung noch die Zahl der berechneten Posten prüfen.

1. Rahmenvertrag mit allen Anlagen und jedem Nachtrag, auch die unterschriebenen Angebote aus Nachverhandlungen
2. Das gültige Preisblatt und alle älteren Fassungen, jeweils mit dem Datum ihres Inkrafttretens
3. Zwölf aufeinanderfolgende Monatsabrechnungen, vollständig und nicht als Jahreszusammenfassung
4. Das Transaktionsdetail zu mindestens drei dieser Monate, mit Kartenart, berechnetem Entgelt und Terminal-ID je Zahlung
5. Eine Liste der Terminals, die tatsächlich kassieren, mit Standort und Terminal-ID

Prüfen Sie dann in dieser Reihenfolge. Zuerst die Fixposten, weil sie sich ohne Rechnung abhaken lassen: Zahl der abgerechneten Terminal-IDs gegen Zahl der Geräte. Danach die Positionen, die Sie dem Preisblatt nicht zuordnen können. Erst zuletzt die Prozentsätze, denn dort brauchen Sie das Transaktionsdetail und etwas Geduld. Die ersten beiden Schritte bringen in den meisten Fällen schon die Hälfte des Betrags.

Wie Sie die Rückforderung stellen

Stellen Sie die Abweichung so zusammen, dass sie ohne Erklärung nachvollziehbar ist: je Position die Vertragsstelle, die abgerechnete Zeile, die Differenz und der Zeitraum. Richten Sie das Schreiben an den Vertragspartner, der den Posten abrechnet. Prozentsätze auf Visa- und Mastercard-Umsätze gehören zum Acquirer, das girocard-Entgelt, die Transaktionsentgelte und die Gerätepauschalen laufen oft über den Netzbetreiber. Wer Ihnen welche Position stellt, entscheidet darüber, wer die Gutschrift überhaupt auslösen kann.

Setzen Sie eine Frist für die Antwort und verlangen Sie die Korrektur für die Zukunft im selben Schreiben. Sonst holen Sie den alten Betrag zurück und zahlen den Fehler im nächsten Monat weiter. Posten ohne Vertragsgrundlage werden in unserer Erfahrung am schnellsten gutgeschrieben, weil es dazu nichts zu diskutieren gibt. Bei der Kartenart-Zuordnung dauert es länger, weil der Anbieter die Einstufung beim Kartennetzwerk nachvollziehen muss.

Zwei Dinge bleiben danach zu trennen. Der Abgleich repariert die Vergangenheit und stellt sicher, dass Ihr Vertrag auch abgerechnet wird. Ob der Vertrag selbst marktfähig ist, steht damit noch nicht fest, denn ein korrekt abgerechneter schlechter Satz bleibt ein schlechter Satz. Eine Konditionsanalyse beantwortet beide Fragen in einem Durchgang, weil sie dieselben Unterlagen braucht. Wer ohnehin zwölf Abrechnungen zusammensucht, sollte sie gleich auf beides ansetzen.