Payone-Abrechnung verstehen: Händlerportal und jeder Posten

Ihre Payone-Rechnungen und Transaktionsabrechnungen liegen im PAYONE Service-Portal unter portal.bs-card-service.com, rückwirkend für die vergangenen zwölf Monate. Dass Sie mehrere Dokumente im Monat erhalten, ist kein Fehler: Gerätevertrag, girocard und Kreditkarte laufen bei Payone in getrennten Systemen und werden deshalb getrennt abgerechnet. Maßgeblich für die Abbuchung ist der Bruttobetrag im PDF. Das Portal weist teilweise nur den Nettobetrag aus.

Wo Ihre Payone-Rechnung liegt und wie Sie in das Portal kommen

Für stationäre Bezahllösungen ist das PAYONE Service-Portal zuständig. Dort sehen Sie Vertrags-, Terminal- und Rechnungsdaten, erstellen Auswertungen zu Umsätzen und Transaktionen und ändern Bankverbindung, Adresse und Belegtexte selbst. Zusätzliche Nutzer legen Sie bei Bedarf an; sie erhalten Zugriff auf alle Funktionen und Datensichten. Sobald eine neue Rechnung bereitliegt, benachrichtigt Payone Sie automatisch per E-Mail.

Den Zugang bringt der Vertrag für das Kartenlesegerät mit. Payone verschickt ein Willkommensschreiben per E-Mail und den Registrierungscode per SMS, bei fehlender Mobilnummer per Post. Wer sich manuell anmeldet, legt zuerst ein Konto an, bestätigt den Link in der E-Mail und gibt dann die letzten sechs Stellen seiner Vertragsunternehmensnummer zusammen mit dem Registrierungscode ein. Diese Codes gelten maximal zwölf Monate. Ist der Ihre abgelaufen, fordern Sie im Portal unter „Vertragsunternehmensnummer freischalten“ einen neuen an.

Eine Hürde entsteht aus der Unternehmensgeschichte. Payone führt sechs Händlerportale parallel, darunter das Kundenportal der früheren Ingenico, myPortal aus dem Worldline-Umfeld, das PAYONE Merchant Interface für E-Commerce und das E-Payment-Portal der früheren Saferpay. Je nach Dienstleistung kann Ihre Rechnung in einem anderen Portal liegen als Ihre Transaktionsabrechnung. Payone weist in den eigenen FAQ ausdrücklich darauf hin. Welches Portal für Ihre Verträge gilt, steht in Ihren Vertragsunterlagen; die Übersicht aller sechs führt Payone auf payone.com.

Ein Hinweis, der zu uns gehört: KartenKosten.de ist nicht Ihr Zahlungsdienstleister und betreibt kein Händlerportal. Wir analysieren und verhandeln Konditionen. Ihre Zugangsdaten geben Sie ausschließlich auf den Payone-eigenen Adressen ein.

Rechnung, Transaktionsabrechnung und Beleg sind drei verschiedene Dokumente

Payone trennt diese Begriffe genau, und die Trennung erklärt Ihren Posteingang. Die Rechnung bezieht sich auf den Vertrag für Kartenlesegerät, Kassensystem oder E-Commerce-Lösung, also auf Hardware und Software. Die Transaktionsabrechnung bezieht sich auf den Vertrag für die Kartenakzeptanz, also auf das Acquiring, und schlüsselt jede Zahlung im Abrechnungszeitraum auf. Dazu kommen der Händlerbeleg als Nachweis der einzelnen Transaktion und der Fremdgeld-Beleg, der die noch nicht ausgezahlten Kundengelder dokumentiert. Jede dieser Leistungen wird systemseitig eigenständig abgerechnet.

Für die Buchhaltung heißt das: zwei Dokumente, die gegen zwei verschiedene Unterlagen geprüft werden. Die Rechnung prüfen Sie gegen Ihren Gerätevertrag, die Abrechnung gegen Ihre Konditionsvereinbarung und das Preis- und Leistungsverzeichnis. Wer beides in denselben Ordner legt und nur die Endsumme kontrolliert, übersieht genau die Positionen, die sich ändern lassen. Ihre Terminal-Identifikationsnummer finden Sie zur Zuordnung auf der Rechnung, auf dem Gerät und auf jedem Belegausdruck.

Die Posten auf der Abrechnung, Zeile für Zeile

Eine typische Rechnung enthält die Mietgebühr für Kartenlesegerät oder Kassensystem und die monatlichen Fixkosten Ihrer Bezahllösung. Eine typische Abrechnung enthält den Grundpreis, die Transaktionsentgelte und die Disagien der einzelnen Zahlungsarten. Dazu weist sie den Abrechnungszeitraum aus, das Konto für die Auszahlungen, den Auszahlungsbetrag, die Anzahl Ihrer Transaktionen und etwaige zusätzlich genutzte Services. Die Gebühren selbst werden täglich abgerechnet und am Monatsende auf einer Rechnung zusammengefasst. Kleine Rundungsdifferenzen in der Gesamtsumme sind deshalb erwartbar.

Eine Zeile lohnt besonders genaues Hinsehen. Das Transaktionsentgelt für das Terminal fällt nach Payones eigener Erklärung bei jeder Nutzung an, und als Nutzung gelten die Kartenakzeptanz, der Kassenschnitt sowie jede Online-Anmeldung des Terminals. Jeder Tagesabschluss kostet damit so viel wie eine Kartenzahlung. Bei sechs Geräten und 310 Öffnungstagen sind das 1.860 zusätzliche Buchungen im Jahr, die auf keinem Bon stehen.

Weicht der Disagio-Betrag von Ihrer Servicevereinbarung ab, nennt Payone dafür drei Ursachen: Rundungsdifferenzen aus Währungsumrechnungen, den Aufschlag von 15 % für Firmenkarten und Disagioaufschläge bei Transaktionen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, also bei Auslandskarten. Liegt der Rechnungsbetrag über dem vereinbarten Disagio, stehen zusätzliche Entgelte aus dem Preis- und Leistungsverzeichnis dahinter. Payone listet sie als Zusatz am Ende der Rechnung auf. Auf dieser letzten Seite stehen die eigentlichen Nebenkosten.

Welche Posten sich bewegen lassen

In der FAQ-Rubrik „Netzwerk- und transaktionsbezogene Gebühren“ erklärt Payone sechzehn einzelne Positionen (abgerufen am 17. Oktober 2026). Vierzehn davon können auch an einem Ladenterminal auftauchen; die E-Commerce Service Gebühr und die Acquirer Card-Not-Present Service Fee setzen eine Zahlung ohne physische Karte voraus. Für ein Gespräch über Konditionen sortieren Sie diese Liste in drei Gruppen.

• Von Payone selbst festgesetzt und damit verhandelbar: der Disagio-Satz je Kartenart, das Transaktionsentgelt, der Grundpreis, die Terminalmiete und der Aufschlag von 15 % auf Firmenkartenumsätze.
• Am eigenen Prozess hängend und damit abstellbar: die Gebühr für manuell erfasste Kartendaten, die Non-Contactless-Gebühr an einem Terminal ohne kontaktlose Annahme, das Entgelt für die elektronische Einreichung nach mehr als zwei Tagen sowie FINALFAIL und PREAUTH bei Reservierungen, die nicht korrekt abgeschlossen wurden.
• Von den Kartenorganisationen durchgereicht: die Reported Transaction Fee, die Payone nach eigener Angabe 1:1 weitergibt, die Domestic Acceptance Gebühr, der Mastercard Germany Innovation Fund und die Processing & Association Fee. Solche Scheme Fees verhandeln Sie nicht. Sie prüfen, ob sie korrekt weitergegeben werden.

Die dritte Gruppe ist der Grund, warum eine Abrechnung mit vielen Zeilen nicht automatisch eine teure Abrechnung ist. Entscheidend ist der Abstand zwischen dem, was Payone im Netzwerk einkauft, und dem, was auf Ihrer Abrechnung steht. Diesen Abstand sehen Sie erst, wenn Abrechnung, Preis- und Leistungsverzeichnis und Vertrag nebeneinander liegen.

Rechenbeispiel: Einzelhandel mit zwei Standorten

Nehmen wir einen Einzelhandelsbetrieb aus unserer Zielgruppe: zwei Standorte, 1,5 Mio € Kartenumsatz im Jahr, Durchschnittsbon 37,50 € und damit 40.000 Transaktionen. Sechs Terminals sind im Einsatz, drei je Haus, geöffnet ist an 310 Tagen im Jahr. Der Kartenmix liegt bei 65 % girocard (975.000 €), 22 % Kreditkarten aus dem EWR (330.000 €), 8 % Firmenkarten (120.000 €) und 5 % Karten von außerhalb des EWR (75.000 €). Gerechnet wird mit den veröffentlichten Sätzen des Tarifs Payone Classic, Stand 27.08.2026: 1,49 % auf Kreditkarten, 2,75 % auf internationale Karten, 0,08 € je Transaktion und 12,90 € Grundgebühr an der Theke. Das Ergebnis ist ein Modell aus öffentlich genannten Sätzen und kein Auszug aus einer echten Abrechnung. Maßgeblich bleibt Ihr eigenes Preis- und Leistungsverzeichnis.

• Aufschlag für Firmenkarten: 1,49 % auf 120.000 € ergeben 1.788,00 € Disagio, der Aufschlag von 15 % darauf 268,20 €. Dieselbe Zahlung kostet mit einer Firmenkarte effektiv 1,71 % statt 1,49 %.
• Mehrkosten für Karten von außerhalb des EWR: 2,75 % statt 1,49 % sind 1,26 Prozentpunkte, auf 75.000 € gerechnet 945,00 €.
• Transaktionsentgelte für die Tagesabschlüsse: 1.860 Kassenschnitte zu 0,08 € ergeben 148,80 €. Die 40.000 Kartenzahlungen selbst kosten 3.200,00 €.
• Geräteseite: Die Grundgebühr von 12,90 € an der Theke ergibt 154,80 € im Jahr. Miete und Fixkosten für weitere Terminals rechnet Payone je Vertrag ab und stellt sie auf die Rechnung, während die Sätze oben auf der Transaktionsabrechnung landen.

Die ersten drei Posten summieren sich auf 1.362,00 € im Jahr. Keiner von ihnen lässt sich aus dem beworbenen Prozentsatz ableiten, und keiner steht in der Preistabelle, aus der der Tarif gewählt wurde. Den Kartenmix selbst können Sie nicht verhandeln, denn Ihre Kunden entscheiden, womit sie zahlen. Verhandelbar ist der Aufschlag, der auf diesem Mix liegt.

Wenn die Abrechnung nicht zum Vertrag passt

Payone führt den Kundenservice für Händler über zehn Kontaktformulare, sortiert nach Anliegen. Für Unstimmigkeiten bei Beträgen, Gutschriften und Rechnungskopien ist das Formular „Rechnungstellung und Kopie sowie Transaktionsaufstellung“ zuständig, für fehlende Zahlungen und Kassenschnittdifferenzen das Formular „Zahlungsverkehr“. Eine Telefonnummer nennt die Kontaktseite für Händler nicht. Eine fehlende Rechnung fordern Sie über die Kategorie „Nicht erhalten“ an, eine doppelte oder falsche Buchung melden Sie über „Betrag fehlerhaft“.

Zwei Fälle treten dabei besonders häufig auf. Der erste betrifft Terminals, die längst im Schrank liegen und weiter berechnet werden. Payone verweist hier auf die Kündigung des Geräts, die separat eingereicht werden muss; liegt sie schon vor, teilen Sie das Kündigungsdatum über das Formular mit. Der zweite betrifft die Rechnungsadresse. Die Portalbeschreibung nennt Adressänderungen als Selbstbedienung, die FAQ zur Rechnung schließt die Rechnungsadresse davon ausdrücklich aus. Im Zweifel läuft die Änderung über das Kontaktformular.

Eine Besonderheit gilt für Online-Zahlungen. Weil es bei Kreditkarte und SEPA-Lastschrift zu Rückbuchungen kommen kann, behält Payone standardmäßig 5 % des Umsatzes der jeweiligen Zahlungsart für 180 Tage ein und zahlt den Betrag danach aus. Dieser Sicherheitseinbehalt kann individuell abweichen. Die aktuelle Übersicht liegt im PAYONE Merchant Interface unter „Buchhaltung“ und dort unter „Depositkonto“, also in einem anderen Portal als Ihre stationäre Abrechnung. Wer ausschließlich am Terminal kassiert, findet diese Position auf seiner Abrechnung nicht.

Die Abrechnung beantwortet, was abgerechnet wurde. Ob der abgerechnete Satz marktgerecht ist, steht nirgends darin. Beim Satz selbst zählt dabei jeder Basispunkt: 0,10 Prozentpunkte weniger bedeuten bei 1,5 Mio € Kartenumsatz 1.500,00 € im Jahr, ohne Anbieterwechsel und ohne neues Terminal. Dafür brauchen Sie drei aufeinanderfolgende Monatsabrechnungen, die Konditionsvereinbarung und einen Vergleich mit dem, was ähnliche Betriebe zahlen. Wie Sie Ihren effektiven Satz selbst ausrechnen, steht in unserem Leitfaden zur Kartenabrechnung. Eine Position, die nicht zum Vertrag passt, lässt sich auch rückwirkend angehen. Welche Tarife Payone für Neuverträge veröffentlicht, haben wir in der Konditionsübersicht aufgeschlüsselt.

Wer seine Rechnung gefunden und die Posten zugeordnet hat, hat die Hälfte der Arbeit erledigt. Die andere Hälfte ist der Abgleich mit dem Markt, und dafür reicht ein Blick in das Portal nicht aus.