Kartengebühren in der Hotellerie: Wo die Kosten wirklich entstehen

Ein Hotel zahlt auf denselben Kartenumsatz mehr als ein Supermarkt. Der Grund liegt im Kartenmix: Firmenkreditkarten fallen nicht unter die Interchange-Obergrenzen der EU, und Karten von außerhalb des EWR tragen hohe Cross-Border-Entgelte der Kartennetze. Ein Haus mit zwei Standorten und 2,4 Mio. Euro Kartenumsatz zahlt bei einem geschäftsreise-lastigen Mix 23.688 Euro Disagio im Jahr, das sind 0,99 Prozent effektiv.

Dieser Beitrag rechnet den Satz für ein solches Haus Kartenart für Kartenart durch und zeigt, welcher Teil der Rechnung verhandelbar bleibt. Die Zahlen gelten für inhabergeführte Häuser mit zwei bis drei Standorten und einem Kartenumsatz ab etwa 1 Mio. Euro. Wer zuerst wissen möchte, wie sich die Branchen zueinander verhalten, findet die Einordnung in unserem Leitfaden zu Kartengebühren nach Branche.

Warum der Interchange-Deckel in der Hotellerie wenig hilft

Seit 2015 begrenzt die Verordnung (EU) 2015/751 den Interchange bei Verbraucherkarten auf 0,2 Prozent für Debit- und 0,3 Prozent für Kreditkarten. Diese Obergrenze gilt für die girocard des Stammgastes ebenso wie für die Visa-Karte des Wochenendbesuchers. Beim typischen Hotelgast schützt sie weniger, als es auf den ersten Blick scheint.

Firmenkreditkarten sind von der Verordnung ausgenommen, weil sie nicht an Verbraucher ausgegeben werden. Ihr Interchange liegt regelmäßig zwischen 1,5 und 1,8 Prozent, mit Netzentgelt und Anbietermarge landet die Karte bei rund 2,0 Prozent Gesamtkosten. Ein Geschäftsreisender, der mit der Firmenkarte auscheckt, kostet Ihr Haus damit mehr als das Doppelte eines Privatgastes mit derselben Rechnung.

Bei Karten von außerhalb des EWR liegt der Fall anders. Visa und Mastercard haben der EU-Kommission Obergrenzen für diese Karten zugesagt, bei Präsenzzahlung mit Kreditkarte 0,3 Prozent. Teuer wird die Karte trotzdem, denn der Interchange ist hier nur ein kleiner Teil der Rechnung. Die Kartennetze erheben zusätzliche Cross-Border-Entgelte, je nach Karte und Abwicklung zwischen 0,4 und 1,0 Prozent. In Summe kostet die Kreditkarte eines Gastes aus Übersee ein Haus typischerweise 1,4 bis 1,7 Prozent. Wer nur auf den regulierten Interchange schaut, übersieht den größeren Posten.

Der Kartenmix eines Hauses mit zwei Standorten

Nehmen wir ein inhabergeführtes Haus mit zwei Standorten, gemischtem Geschäft aus Firmenkunden und Touristik, 2,4 Mio. Euro Kartenumsatz im Jahr. Der Mix stammt aus einer Monatsabrechnung, hochgerechnet auf zwölf Monate. Jede Kartenart trägt ihre eigenen Gesamtkosten, also Interchange, Netzentgelt und Anbietermarge zusammengenommen.

• girocard, 20 Prozent Anteil oder 480.000 Euro, zu 0,32 Prozent: 1.536 Euro
• Visa- und Mastercard-Debit aus dem EWR, 20 Prozent oder 480.000 Euro, zu 0,58 Prozent: 2.784 Euro
• Visa- und Mastercard-Kredit aus dem EWR, 30 Prozent oder 720.000 Euro, zu 0,85 Prozent: 6.120 Euro
• Firmenkreditkarten, 18 Prozent oder 432.000 Euro, zu 2,00 Prozent: 8.640 Euro
• Karten von außerhalb des EWR, 12 Prozent oder 288.000 Euro, zu 1,60 Prozent: 4.608 Euro

Aufsummiert sind das 23.688 Euro im Jahr. Geteilt durch den Kartenumsatz von 2,4 Mio. Euro ergibt das ein effektives Disagio von 0,99 Prozent. Bemerkenswert ist die Verteilung: Die Firmenkreditkarten stellen 18 Prozent des Umsatzes und verursachen gut 36 Prozent der Kosten. Die girocard steht für 20 Prozent des Umsatzes und für 6,5 Prozent der Kosten. Die Kosten folgen also der Kartenart, kaum dem Umsatzanteil.

Was ein Prozentpunkt Firmenkarten-Anteil kostet

Der Mix ist keine feste Größe. Verschiebt sich ein Prozentpunkt des Umsatzes von der regulierten EWR-Kreditkarte zur Firmenkarte, wandern 24.000 Euro Umsatz von 0,85 auf 2,00 Prozent. Das kostet 276 Euro im Jahr. Ein Haus, das seinen Firmenkundenanteil über drei Jahre von 18 auf 25 Prozent ausbaut, zahlt allein dafür 1.932 Euro mehr, ohne dass sich am Vertrag etwas geändert hätte.

Das ist kein Argument gegen Firmenkunden, deren Deckungsbeitrag in der Regel höher liegt. Es ist ein Argument dafür, den Acquiring-Vertrag zu prüfen, sobald sich der Mix spürbar verschiebt. Ein Vertrag, der 2021 zu einem touristischen Mix passte, passt 2026 zu einem Geschäftsreise-Mix nicht mehr.

Die Fernzahlung: der Posten, den kein Benchmark zeigt

Bis hierher ging es um Zahlungen an der Rezeption, bei denen die Karte physisch vorliegt. Jedes Hotel bucht daneben Beträge, ohne dass ein Gast am Terminal steht: die No-Show-Belastung, die telefonisch autorisierte Anzahlung, die nachträgliche Minibar-Buchung. Für die Kartennetze sind das Fernzahlungen, im Fachjargon Card not present.

Der Unterschied ist bei Karten von außerhalb des EWR erheblich. Für die Präsenzzahlung mit Kreditkarte haben Visa und Mastercard einen Interchange von 0,3 Prozent zugesagt, für die Fernzahlung 1,5 Prozent. Derselbe Gast, dieselbe Karte, derselbe Betrag: Der Interchange verfünffacht sich, je nachdem wann und wie Sie belasten.

In Zahlen für unser Beispielhaus: Es bucht 60.000 Euro im Jahr über Nicht-EWR-Karten als Fernzahlung und zahlt darauf 900 Euro Interchange. Würden dieselben Beträge an der Rezeption kassiert, wären es 180 Euro. Die Differenz von 720 Euro pro Jahr entsteht ausschließlich aus dem Zeitpunkt der Belastung, bei identischem Umsatz und identischem Gast.

Hinzu kommt das Risiko eines Chargebacks. Bei der Fernzahlung liegt die Beweislast beim Haus, und eine No-Show-Belastung ohne dokumentierte Reservierungsgarantie ist im Streitfall schwer zu halten. Für die Praxis folgt daraus eine einfache Regel: Wo der Gast anwesend ist, belasten Sie am Terminal. Wo eine Fernzahlung unvermeidbar ist, sichern Sie sie über eine schriftlich bestätigte Stornobedingung ab.

Sechs Terminals, zwei Häuser: die Fixkosten

Der prozentuale Satz ist nur die halbe Rechnung. Unser Beispielhaus betreibt sechs Terminals, an der Rezeption, im Restaurant und im Tagungsbereich, verteilt auf zwei Standorte. Jedes Gerät kostet 29 Euro Miete und 9 Euro Wartungspauschale im Monat, zusammen 38 Euro. Über sechs Geräte und zwölf Monate sind das 2.736 Euro im Jahr.

Damit steigen die Gesamtkosten der Kartenakzeptanz von 23.688 auf 26.424 Euro, der All-in-Satz von 0,99 auf 1,10 Prozent. Diese 1,10 Prozent sind kein Disagio. Wer den einen Wert mit dem anderen vergleicht, ordnet sein Haus falsch ein und verhandelt gegen eine Zahl, die es so nicht gibt. Welcher Wert in welchen Vergleich gehört, zeigt unser Kartenkosten-Benchmark 2026.

Der Fixkostenblock wiegt schwerer, je kleiner der Umsatz je Terminal ist. Ein Tagungsterminal mit 40.000 Euro Jahresumsatz trägt 456 Euro Fixkosten, das entspricht 1,14 Prozent allein für das Gerät, bevor die erste Karte abgerechnet ist. Vor jeder Vertragsverlängerung lohnt deshalb die schlichte Frage, welches Terminal seine Fixkosten überhaupt verdient.

Was sich in der Hotellerie tatsächlich senken lässt

Den Kartenmix wählen Ihre Gäste. Verhandelbar sind das Preismodell, die Anbietermarge und die Nebenkosten. In dieser Reihenfolge liegt auch die Wirkung.

Der größte Hebel ist das Preismodell. Ein typisches Blended-Angebot für die Hotellerie liegt bei 1,29 Prozent auf alle Karten. Auf 2,4 Mio. Euro Kartenumsatz sind das 30.960 Euro im Jahr, also 7.272 Euro mehr als die Abrechnung je Kartenart. Der Mischsatz wirkt bequem, weil er die teure Firmenkarte quersubventioniert. Bezahlt wird diese Bequemlichkeit von der girocard-Zahlung, die statt 0,32 Prozent ebenfalls 1,29 Prozent trägt. Eine Abrechnung nach IC++ weist Interchange, Netzentgelt und Marge getrennt aus. Wie sich beide Modelle im Detail rechnen, haben wir in einem eigenen Beitrag gegenübergestellt.

Der zweite Hebel liegt in der Vertragsstruktur. Häuser mit zwei oder drei Standorten haben oft historisch getrennte Verträge, je Haus einen, teils bei verschiedenen Acquirern. Für den Anbieter sind das drei kleine Kunden statt eines mittleren. Ein gebündelter Vertrag über den Gesamtumsatz verschiebt die Verhandlungsposition spürbar, weil die Marge mit dem Volumen sinkt. Achten Sie dabei auf die Laufzeiten der Altverträge, denn ein Standort mit automatischer Verlängerung blockiert die Bündelung für ein weiteres Jahr.

Der dritte Hebel sind die Nebenkosten, die selten auf der Agenda stehen: Mindestumsatz je Terminal, Wartungspauschale, PCI-Servicegebühr, SIM-Entgelt. Sie fallen einzeln kaum auf, summieren sich im Beispiel aber auf einen vierstelligen Betrag und sind bei einer Vertragsverlängerung meist beweglicher als der Prozentsatz. Ein Anbieter, der beim Disagio hart bleibt, gibt bei der Wartungspauschale oft nach.

So ordnen Sie Ihr Haus ein

Beginnen Sie mit einer Monatsabrechnung und sortieren Sie die Transaktionen nach Kartenart. Sie brauchen vier Größen: Umsatz und Kosten je Kartenart, den Anteil der Fernzahlungen, die Summe aller Fixkosten. Rechnen Sie den effektiven Satz über drei Monate, damit Saison und Messewochen sich ausgleichen. Ein einzelner Monat mit einer Kongresswoche verzerrt den Firmenkarten-Anteil erheblich.

Vergleichen Sie das Ergebnis dann mit dem fairen Band Ihrer Branche, das für die Hotellerie bei etwa 0,95 bis 1,15 Prozent Disagio liegt. Liegt Ihr Haus mehr als 0,3 Prozentpunkte darüber, steckt die Differenz in der Marge und in den Nebenkosten. Der Kartenmix erklärt sie dann nicht mehr. Genau diese Trennung zwischen strukturellen und verhandelbaren Kosten ist der Ausgangspunkt jeder ernsthaften Verhandlung mit einem Acquirer.

Die Fragen, die uns Hoteliers am häufigsten stellen, beantworten wir zum Abschluss kurz und direkt.

Wer die Zahlen seines Hauses einmal sauber nach Kartenart aufgeschlüsselt hat, verhandelt anschließend über konkrete Basispunkte statt über ein Gefühl. Der Aufwand dafür liegt bei wenigen Stunden Arbeit an drei Monatsabrechnungen. Der Ertrag liegt, wie das Beispiel zeigt, im hohen vierstelligen Bereich pro Jahr.