Kartenterminal-Ausfall: Was ein Tag ohne Kartenzahlung kostet

Ein ausgefallenes Kartenterminal kostet einen Fachhändler mit 1,1 Millionen Euro Kartenumsatz an einem Standort rund 917 Euro Umsatz pro Verkaufstag, wenn ein Viertel der Kartenkunden ohne Kauf geht. Bei einem Gerätedefekt mit drei Tagen Versandweg summiert sich das auf 2.750 Euro. Die Vorsorge ist deutlich günstiger: Mobilfunk-Fallback, SoftPOS-App auf dem Diensthandy und eine vertraglich zugesicherte Austauschfrist kosten im Beispiel zusammen weniger als ein einziger Ausfalltag.

Was ein Ausfalltag wirklich kostet

Der Schaden eines Terminalausfalls hängt an Ihrem Kartenumsatz pro Tag und am Anteil der Kunden, die ohne Kartenzahlung nicht kaufen. Für die Wirkung auf das Ergebnis kommt Ihre Marge dazu. Alle drei Werte kennen Sie aus Ihrer Buchhaltung oder können sie gut schätzen.

Nicht jeder Kartenkunde geht bei einem Ausfall verloren. Ein Teil zahlt bar, ein Teil kommt am nächsten Tag wieder. Verloren ist der Rest: Kunden ohne Bargeld, Laufkundschaft und größere Einkäufe, die kaum jemand in Scheinen bezahlt. Viele Kunden tragen heute nur noch wenig Bargeld bei sich, und ein Geldautomat in der Nähe hilft bei einem Einkauf über 200 Euro selten weiter.

Wie groß dieser Rest ist, unterscheidet sich nach Branche und Bonhöhe. Wir rechnen im Beispiel mit einem Viertel. Wer überwiegend große Bons hat, verliert eher mehr, eine Bäckerei mit Kleinbeträgen eher weniger. Setzen Sie für Ihre eigene Rechnung einen Wert ein, der zu Ihrer Kundschaft passt. Das Rechenschema bleibt dasselbe.

Rechenbeispiel: Fachhändler mit zwei Standorten

Nehmen wir einen inhabergeführten Fachhändler für Haushaltswaren mit zwei Standorten und 1,8 Millionen Euro Kartenumsatz im Jahr. Das Hauptgeschäft setzt 1,1 Millionen Euro per Karte um, die Filiale 0,7 Millionen Euro. Beide öffnen an 300 Tagen im Jahr, an jeder Kasse steht ein Terminal. Die Rohertragsmarge liegt bei 40 Prozent, der effektive Satz aus dem Acquiring-Vertrag bei 0,80 Prozent.

Im Hauptgeschäft laufen damit rund 3.667 Euro Kartenumsatz pro Verkaufstag über das Terminal, 1,1 Millionen Euro geteilt durch 300 Tage. Geht bei einem Ausfall ein Viertel davon verloren, fehlen rund 917 Euro Umsatz am Tag. Bei 40 Prozent Marge sind das rund 367 Euro Rohertrag. In der Filiale liegt der Kartenumsatz bei rund 2.333 Euro am Tag, der Verlust bei rund 583 Euro Umsatz.

Mit diesen Tageswerten lassen sich die typischen Ausfallursachen durchrechnen. Sie unterscheiden sich vor allem in der Dauer, und die Dauer bestimmt den Schaden.

Szenario 1: Internet oder Router fallen aus

Eine alltägliche Ursache ist die Leitung. Der Router hängt, der Provider meldet eine Störung, oder beim Umräumen wurde das Netzwerkkabel gezogen. Stationäre Terminals ohne Mobilfunk sind dann offline. Dauert die Störung einen halben Verkaufstag, verliert das Hauptgeschäft rund 458 Euro Umsatz. Der Betrag ist überschaubar. Er fällt aber jedes Mal an, wenn das Netz im Laden hakt.

Szenario 2: Das Gerät ist defekt

Ein defektes Terminal lässt sich vor Ort in der Regel nicht reparieren. Der Anbieter schickt ein Ersatzgerät, und je nach Vertrag dauert das vom nächsten Werktag bis zu mehreren Tagen. Das Ersatzgerät muss außerdem mit der richtigen Terminal-ID eingerichtet sein, bevor es Zahlungen annimmt. Bei drei Verkaufstagen ohne Terminal fehlen im Hauptgeschäft 2.750 Euro Umsatz und 1.100 Euro Rohertrag.

Szenario 3: Ein Gerätetyp fällt flächendeckend aus

Dass auch sehr große Installationen betroffen sein können, zeigte der Mai 2022. Ab dem 24. Mai fiel in Deutschland rund ein Viertel der etwa 100.000 Terminals des Typs Verifone H5000 aus. Ursache war ein Zertifikatsfehler in der Gerätesoftware. Betroffen waren auch große Handelsketten, und nach einer Woche war das Problem noch nicht überall gelöst. Oft half nur der Gerätetausch vor Ort.

Für unseren Fachhändler hieße eine solche Woche sechs Verkaufstage an beiden Standorten. Pro Tag fehlen dann rund 1.500 Euro Umsatz, 917 Euro im Hauptgeschäft und 583 Euro in der Filiale. Über sechs Tage sind das 9.000 Euro Umsatz und 3.600 Euro Rohertrag. Das ist mehr als die Miete beider Terminals über sieben Jahre, wenn jedes Gerät 20 Euro im Monat kostet.

Wie Sie den Ausfall absichern

Gegen jede der drei Ursachen hilft eine eigene Maßnahme. Keine davon ist teuer, und zusammen decken sie die Szenarien aus dem Rechenbeispiel weitgehend ab. Wichtig ist, dass Sie die Vorsorge einrichten, solange alles funktioniert.

Mobilfunk als zweiter Weg ins Netz

Viele stationäre Terminals lassen sich zusätzlich mit einer SIM-Karte betreiben und wechseln je nach Modell bei gestörter Leitung selbst auf Mobilfunk. Anbieter berechnen dafür typischerweise 5 bis 8 Euro pro Gerät im Monat. Unter den versteckten Terminalgebühren ist die SIM-Gebühr oft ein Posten, der ohne Nutzen mitläuft. Als Fallback hat sie eine klare Aufgabe.

Bei 6 Euro im Monat für zwei Terminals kostet der Mobilfunk-Fallback 144 Euro im Jahr. Ein einziger halber Ausfalltag im Hauptgeschäft kostet mit 458 Euro mehr als das Dreifache. Unterstützt Ihr Terminal WLAN, ist ein Hotspot vom Diensthandy die Notlösung ohne zusätzlichen Vertrag.

SoftPOS auf dem Diensthandy als Ersatzkasse

Für den Gerätedefekt ist SoftPOS die günstigste Reserve. Die App macht ein NFC-fähiges Smartphone zum Kartenleser, ein zweites Terminal brauchen Sie dafür nicht. Viele Anbieter rechnen SoftPOS als Flatrate ab, typisch sind 1,49 Prozent. Als Hauptkasse wäre das bei Ihrem Umsatz teuer. Als Überbrückung für wenige Tage fällt es kaum ins Gewicht.

Rechnen wir den Gerätedefekt aus Szenario 2 mit SoftPOS. Drei Verkaufstage im Hauptgeschäft bedeuten 11.000 Euro Kartenumsatz. Der Aufschlag gegenüber dem Vertragssatz beträgt 0,69 Prozentpunkte, also 1,49 minus 0,80 Prozent. Das ergibt rund 76 Euro. Dem stehen 2.750 Euro Umsatz gegenüber, die ohne Reserve fehlen würden. Selbst eine ganze Woche SoftPOS an beiden Standorten kostet bei 36.000 Euro Kartenumsatz nur rund 248 Euro Aufschlag.

Zwei Punkte sollten Sie vorab klären. Prüfen Sie, ob die App die girocard kontaktlos annimmt, denn ohne sie fehlt ein großer Teil des deutschen Kartenmix. Und achten Sie darauf, dass für die ungenutzte App keine Grundgebühr und kein Mindestentgelt anfällt. Sonst kostet die Reserve auch in den Monaten, in denen Sie sie nicht brauchen.

Reserveterminal nur mit Blick auf die Fixkosten

Ein zweites gemietetes Terminal im Schrank ist die klassische Lösung. Bei 20 Euro Miete im Monat kostet es 240 Euro im Jahr, dazu kommt gegebenenfalls eine Servicegebühr. Heikel wird es, wenn der Vertrag ein Mindestentgelt je Terminal vorsieht. Ein Gerät ohne Umsatz löst es jeden Monat aus. Mit 15 Euro Mindestentgelt im Monat liegt die Reserve bei 420 Euro im Jahr, fast beim Dreifachen des Mobilfunk-Fallbacks.

Ein Reservegerät kann sich trotzdem lohnen, etwa wenn an einem Standort viele hohe Bons mit PIN-Eingabe anfallen. Über 50 Euro verlangt die kontaktlose Zahlung in der Regel eine PIN, die SoftPOS nur über den Bildschirm des Handys abfragt. An einer stark frequentierten Kasse ist ein richtiges Terminal dann schneller.

Offline-Lastschrift als letzte Rückfallebene

Manche Terminals können bei gestörter Verbindung Zahlungen per Lastschrift (ELV) offline annehmen und später einreichen. Das hält die Kasse offen, verlagert aber das Risiko zu Ihnen. Ohne Online-Prüfung gibt es keine Zahlungsgarantie, und eine geplatzte Lastschrift geht zu Ihren Lasten. Für bekannte Stammkunden und mittlere Beträge ist das vertretbar, für große Bons von Laufkundschaft eher nicht.

Vorsorge und Ausfall im Vergleich

Die folgende Übersicht stellt den Fachhändler ohne Vorsorge demselben Betrieb mit Mobilfunk-Fallback, SoftPOS-App und vertraglicher Austauschfrist gegenüber. Die Werte stammen aus den drei Szenarien des Rechenbeispiels.

Der Vergleich zeigt, wo der Hebel liegt. Die laufenden Kosten der Vorsorge bleiben im niedrigen dreistelligen Bereich, der vermiedene Schaden reicht bei einer Störung über eine Woche bis in den hohen vierstelligen Bereich. Gegen einen Ausfall des Acquirers selbst hilft keine der Maßnahmen vollständig, weil SoftPOS und Terminal dann oft über dieselbe Plattform laufen. Einen zweiten Zugang über einen anderen Anbieter vorzuhalten, kostet Aufwand und oft eigene Fixkosten. Für den Fachhändler im Beispiel reichen Fallback und SoftPOS aus.

Was im Vertrag zum Ausfall stehen sollte

Aus der Vertragsprüfung kennen wir das Muster: Zum Störungsfall regelt der Acquiring-Vertrag wenig, und das Wenige steht im Preisverzeichnis oder in den AGB. Vier Punkte sollten Sie vor der Unterschrift klären oder bei der nächsten Verhandlung einfordern.

• Austauschfrist: Bis wann ist ein Ersatzgerät bei Ihnen, und gilt die Frist auch bei einer Meldung am Freitagnachmittag? Ein Austausch am nächsten Werktag ist verhandelbar, besonders wenn Sie ohnehin eine Servicegebühr zahlen.
• Hotline-Zeiten: Ein Support, der samstags nicht erreichbar ist, hilft einem Händler mit dem umsatzstärksten Tag am Samstag wenig.
• Gutschrift: Viele Anbieter-AGB begrenzen die Haftung für Folgeschäden wie entgangenen Umsatz. Verhandeln Sie zumindest, dass Miete und Servicegebühr für die Ausfalltage gutgeschrieben werden.
• Sonderkündigung: Bei wiederholten oder langen Störungen sollte ein Sonderkündigungsrecht gelten, damit Sie nicht bis zum Ende der Vertragslaufzeit an einem unzuverlässigen Anbieter hängen.

Ihr stärkstes Argument ist die Servicegebühr, die Sie ohnehin jeden Monat zahlen. Wer für Wartung und Support bezahlt, kann im Störungsfall eine definierte Leistung erwarten. Steht diese Leistung nirgends im Vertrag, zahlen Sie für ein Versprechen ohne Inhalt.

Womit Sie anfangen

Der erste Schritt dauert zehn Minuten. Teilen Sie Ihren Kartenumsatz pro Standort durch die Verkaufstage und nehmen Sie den Anteil, den Sie bei einem Ausfall verlieren würden. Das ist Ihr Umsatzverlust pro Ausfalltag. Legen Sie diese Zahl neben die Jahreskosten einer SIM-Karte und prüfen Sie, ob Ihre Terminals Mobilfunk überhaupt unterstützen.

Danach richten Sie SoftPOS auf einem Diensthandy ein, testen eine Zahlung und legen fest, wer im Störungsfall was tut. Ein einseitiger Ablaufplan an der Kasse spart am Ausfalltag genau die Minuten, in denen Kunden gehen. Zuletzt nehmen Sie Austauschfrist und Hotline-Zeiten in die nächste Vertragsverhandlung mit. Dort gehören sie neben das Disagio, das über die Jahre den größeren Betrag bewegt: Bei 1,8 Millionen Euro Kartenumsatz und 0,80 Prozent sind das 14.400 Euro im Jahr.