Thermorollen fürs EC-Gerät: Maße, Bezug und Kosten

Nahezu jedes Kartenterminal im deutschen Handel druckt auf Thermorollen mit 57 Millimetern Breite, einem Kern von 12 Millimetern und einem Außendurchmesser von höchstens 40 Millimetern. Payone nennt für das Move/5000 und das Desk/3500 in der eigenen Geräteanleitung maximal 40 Millimeter Durchmesser und 58 Millimeter Breite, Verifone gibt für das V400m eine Papierbreite von 57 Millimetern bei einer Rolle von 40 Millimetern Durchmesser an. Die Rolle selbst ist damit ein Standardartikel. Ihr Preis ist es nicht: Im Zubehörshop von Payone kostet die 18-Meter-Rolle 1,17 Euro netto, dieselbe Rolle mit demselben Aufdruck liegt im Fachhandel bei 0,62 Euro.

Welche Rolle in Ihr Gerät passt

Drei Maße entscheiden, ob eine Rolle in das Papierfach passt: die Breite, der Außendurchmesser und der Kerndurchmesser. Die Breite liegt bei den gängigen Rollen bei 57 Millimetern, der Kern bei 12 Millimetern. Der Außendurchmesser ist das Maß, an dem es scheitert, denn er wächst mit der Lauflänge. Eine 18-Meter-Rolle kommt auf etwa 40 Millimeter, eine 25-Meter-Rolle auf etwa 45 Millimeter. Wer die längere Rolle kauft, weil sie seltener gewechselt werden muss, bekommt sie bei vielen Geräten nicht in das Fach.

Die verbindliche Zahl steht in der Anleitung Ihres Geräts, nicht im Shop. Payone schreibt für das Move/5000 und das Desk/3500 maximal 40 Millimeter Durchmesser und 58 Millimeter Breite. Für den CCV Base Next nennt der Schnelleinstieg desselben Anbieters 42 Millimeter und 57 Millimeter, also eine andere Obergrenze bei beiden Werten. Das Verifone-Datenblatt zum V400m führt den Thermodrucker mit 30 Zeilen pro Sekunde, einer Rolle von 40 Millimetern Durchmesser und 57 Millimetern Papierbreite. Wer mehrere Gerätetypen im Haus hat, kauft deshalb nach der kleinsten Obergrenze, nicht nach dem Durchschnitt.

Welches Modell an welchem Standort steht, verrät die Terminal-ID auf dem Gerät und auf jeder Terminalabrechnung. Notieren Sie sie zusammen mit dem Rollenmaß, bevor Sie bestellen. Das erspart die Rückfrage beim Support und die Lieferung, die am Papierfach vorbeigeht. Payone weist in beiden Anleitungen darauf hin, dass das Gerät nach jedem Rollenwechsel einen Beleg über die erfolgreiche Einrichtung druckt. Der Einlegevorgang selbst ist in beiden Anleitungen gleich beschrieben: Entriegelung nach vorn kippen, Mittelhülse der alten Rolle entnehmen, Rollenfach von Staub und Papierresten befreien, neue Rolle einlegen und das Papierende drei Zentimeter über die Abrisskante hinausziehen, dann das Fach schließen, bis der Verschluss hörbar einrastet.

Warum auf der Rückseite der Rolle Text steht

Ein Teil der Rollen trägt auf der Rückseite einen vorgedruckten Lastschrifttext. Er ist kein Werbeplatz, sondern das SEPA-Mandat: Zahlt ein Kunde nicht mit PIN, sondern per elektronischem Lastschriftverfahren, unterschreibt er auf dem Belegausdruck und erteilt damit die Einzugsermächtigung. Der Text nennt den Zahlungsempfänger und den Netzbetreiber, der die Lastschrift einzieht. Bei einer girocard-Zahlung mit PIN braucht es diesen Aufdruck nicht, weil die Autorisierung über das Netz der kartenausgebenden Bank läuft.

Daraus folgt die Einschränkung, die Payone im eigenen Shop ausdrücklich formuliert: Wegen des Lastschrifttextes der Payone GmbH auf der Rückseite sind diese Rollen ausschließlich für Kunden mit einem Payone-Netzbetriebsvertrag nutzbar. Das ist richtig, wird aber oft falsch gelesen. Die Bindung besteht an den Netzbetreiber, dessen Name auf dem Papier steht, nicht an den Shop, der das Papier verkauft. Fachhändler führen Rollen mit dem Payone-Lastschrifttext, ebenso mit dem Nexi-Text für Verträge der früheren Concardis und mit dem neutralen SEPA-Text.

Wer ausschließlich PIN-Zahlungen abwickelt, kann die blanko-Variante nehmen. Payone führt sie selbst: 20 Rollen ohne Lastschrifttext kosten dort 26,90 Euro brutto, einen Euro weniger als die bedruckte Variante. Ob das für Ihren Betrieb reicht, zeigt die Abrechnung. Tauchen dort Positionen für Lastschriftzahlungen auf, brauchen Sie den Aufdruck. Wie die einzelnen Positionen heißen, haben wir für die Payone-Abrechnung Posten für Posten aufgeschlüsselt.

Was die Rolle beim Netzbetreiber und im Fachhandel kostet

Für den Preisvergleich braucht es zwei identische Produkte, sonst vergleicht man Papierstärken. Beide Angebote hier sind Thermorollen mit 57 Millimetern Breite, 18 Metern Lauflänge, 12 Millimetern Kern und dem Lastschrifttext der Payone GmbH. Der Zubehörshop von Payone verlangt dafür 27,90 Euro brutto je Paket mit 20 Rollen, zuzüglich Versand. Ein Fachhändler bietet 50 Rollen mit demselben Aufdruck für 30,99 Euro netto bei freiem Versand an. Umgerechnet auf die einzelne Rolle stehen 1,17 Euro netto gegen 0,62 Euro.

Der Aufschlag beträgt 55 Cent je Rolle, also 89 Prozent. Er erklärt sich nicht über das Papier, denn die technischen Angaben sind in beiden Fällen gleich und beide Anbieter liefern phenolfreie Ware. Er erklärt sich über den Bestellweg: Der Shop des Netzbetreibers ist der bequeme Weg, weil die Kundennummer schon hinterlegt ist und die Rechnung mit der Terminalabrechnung kommt. Diese Bequemlichkeit kostet in diesem Fall knapp das Doppelte. Der Bestellweg selbst unterscheidet sich je Anbieter: Payone führt einen eigenen Zubehörshop, TeleCash nimmt Bestellungen über den Chatbot auf der Website an.

Wie viele Rollen Ihr Betrieb im Jahr braucht

Ohne Mengenschätzung bleibt der Preisunterschied eine Zahl ohne Gewicht. Nehmen wir einen inhabergeführten Gastronomiebetrieb mit zwei Standorten, drei Terminals und 1,2 Millionen Euro Kartenumsatz im Jahr. Bei einem Durchschnittsbon von 38 Euro sind das rund 31.600 Kartenzahlungen. Gerechnet mit 15 Zentimetern je Kundenbeleg, einem Erfahrungswert für die kurzen Terminalbelege, sind das 4.740 Meter Papier. Dazu kommt der tägliche Kassenschnitt: drei Geräte an 360 Öffnungstagen ergeben 1.080 Belege, bei angesetzten 25 Zentimetern je Beleg weitere 270 Meter.

In der Summe sind das 5.010 Meter. Geteilt durch 18 Meter je Rolle ergibt das rund 280 Rollen im Jahr. Beim Netzbetreiber kosten sie 327,60 Euro netto, im Fachhandel 173,60 Euro. Die Differenz liegt bei 154 Euro im Jahr. Pro Beleg sind das beim teureren Bezugsweg etwa ein Cent, beim günstigeren ein halber. Wer bei jeder Zahlung zusätzlich einen Händlerbeleg druckt, verdoppelt die Papiermenge und damit beide Beträge.

Zwei Hebel senken den Verbrauch, bevor der Preis überhaupt zählt. Der erste ist die Belegabfrage am Gerät: Viele Terminals lassen sich so einstellen, dass der Kundenbeleg nur auf Nachfrage gedruckt wird. Der zweite ist die Rollenlänge. Passt eine 25-Meter-Rolle in Ihr Gerät, sinkt die Zahl der Wechsel um ein Drittel, und jeder Wechsel kostet Zeit an der Kasse. Prüfen Sie dafür zuerst den zulässigen Durchmesser, denn 45 Millimeter überschreiten die Angabe für Move/5000 und Desk/3500. Den genauen Ablauf des Tagesabschlusses beschreibt unsere Anleitung zum Kassenschnitt.

Phenolfreies Papier ist seit 2020 Pflicht

Bisphenol A diente im Thermopapier jahrzehntelang als Entwickler, also als der Stoff, der die Schrift sichtbar macht. Seit dem 2. Januar 2020 ist damit Schluss. Das Umweltbundesamt formuliert die Regel aus der europäischen Chemikalienverordnung so: Thermopapier muss seit diesem Datum weniger als 0,02 Gewichtsprozent Bisphenol A enthalten, sonst darf es nicht mehr in Verkehr gebracht werden. Geschützt wird vor allem das Kassenpersonal, das die Bons täglich in der Hand hat.

Für die Beschaffung heißt das zunächst: Jede Rolle, die heute neu auf den Markt kommt, erfüllt die Vorgabe. Die Formulierung „BPA-frei“ auf der Verpackung ist deshalb keine Auszeichnung, sondern die Mindestanforderung. Interessanter ist der Ersatzstoff. Das Umweltbundesamt stellt fest, dass Bisphenol A im Thermopapier zum Großteil durch Bisphenol S ersetzt wurde, und hält diesen Ersatz für ungeeignet, weil der Stoff dem Vorgänger chemisch sehr ähnlich ist.

Wer das sauber lösen will, achtet auf die Angabe „phenolfrei“ statt auf „BPA-frei“. Payone gibt für die eigenen Rollen an, sie seien frei von Bisphenol A, Bisphenol C und Bisphenol S. Der im Preisvergleich genannte Fachhändler führt seine Rollen ebenfalls als phenolfrei. Der Unterschied kostet nichts: Beide Angebote liegen im Rahmen der Preise, die oben in der Tabelle stehen. Es gibt also keinen Grund, bei diesem Punkt Abstriche zu machen.

Thermopapier und die Aufbewahrungsfrist

Die unangenehme Eigenschaft von Thermopapier ist, dass es verblasst. Hitze, Licht, Weichmacher aus Klarsichthüllen und Druck lassen die Schrift verschwinden, in ungünstigen Fällen innerhalb weniger Monate. Payone gibt für die eigenen Rollen eine Haltbarkeit von zehn Jahren bei korrekter Lagerung an. Das Wort „korrekt“ trägt dabei die ganze Last, denn eine Kassenschublade neben der Kaffeemaschine erfüllt die Bedingung nicht.

Die Fristen stehen in der Abgabenordnung. Nach § 147 Absatz 3 sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist. Entscheidend ist dabei nicht der Papierstreifen, sondern die lesbare Wiedergabe des Inhalts. Ein verblasster Kassenschnittbeleg erfüllt die Pflicht nicht mehr.

Praktisch lösen Sie das an zwei Stellen. Für die Belege des Kartenterminals ziehen Sie die monatliche Abrechnung als PDF aus dem Händlerportal, denn sie enthält die Transaktionen in dauerhaft lesbarer Form. Für Belege, die nur auf Papier existieren, etwa die unterschriebenen Lastschriftbelege, scannen Sie zeitnah. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 der Abgabenordnung betrifft übrigens den Beleg aus dem Kassensystem, nicht den Ausdruck des Terminals, und § 6 der Kassensicherungsverordnung erlaubt dafür ausdrücklich die elektronische Form, wenn der Kunde zustimmt. Der digitale Beleg spart damit Papier und löst das Verblassen in einem Schritt.

Was der Aufschlag über Ihren Vertrag sagt

154 Euro im Jahr sind kein Thema für eine Vertragsverhandlung. Der Posten lohnt die Betrachtung aus einem anderen Grund: Dieselbe Logik liegt über den großen Zeilen Ihrer Abrechnung. Ein Shop, der für ein genormtes Verbrauchsmaterial 89 Prozent Aufschlag nimmt, weil der Bestellweg bequem ist, verlangt denselben Bequemlichkeitszuschlag auch dort, wo es um Prozentpunkte geht. Die Papierrolle ist der Posten, an dem sich das ohne Vertragsunterlagen prüfen lässt, weil es für sie einen offenen Marktpreis gibt.

Bei 1,2 Millionen Euro Kartenumsatz entspricht ein Zehntelprozentpunkt im Disagio 1.200 Euro im Jahr, also fast dem achtfachen Betrag der Papierdifferenz. Genau dieses Verhältnis macht die Reihenfolge klar: zuerst die Sätze, dann die Nebenposten, dann das Papier. Welche Fixposten neben der Monatsmiete auf der Terminalrechnung stehen und welche davon verhandelbar sind, haben wir in der Übersicht zu den versteckten Terminalgebühren aufgeschlüsselt.

Für den nächsten Schritt brauchen Sie drei Unterlagen: die letzten drei Monatsabrechnungen, den Akzeptanzvertrag mit den vereinbarten Sätzen und die Terminalabrechnung mit allen Pauschalen. Daraus ergibt sich Zeile für Zeile, welcher Teil Ihrer Kartenkosten durch Interchange und Scheme Fees gesetzt ist und welcher Teil zur Marge des Anbieters gehört. Nur der zweite Teil steht zur Verhandlung, und er ist bei Betrieben dieser Größe regelmäßig größer als erwartet.

Die Thermorolle ist der kleinste Posten Ihrer Kartenkosten und der einzige mit einem offenen Marktpreis. Genau deshalb taugt sie als Stichprobe: Was Ihr Anbieter beim Papier aufschlägt, schlägt er auch an den Stellen auf, an denen es um Prozentpunkte geht.