Trinkgeld bei Kartenzahlung: Terminal, Steuer und Gebühren

Trinkgeld per Karte läuft über das Kartenterminal: Entweder tippt der Gast es direkt bei der Zahlung ein, oder der Betrieb bucht es nachträglich auf die Zahlung. Das Geld landet mit der Kartenabrechnung auf dem Betriebskonto, und der Betrieb zahlt es an das Team aus. Für Angestellte bleibt es nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei, auch wenn der Gast mit Karte zahlt.

Zwei Dinge übersehen viele Gastronomen. Trinkgeld, das ein Einzelunternehmer selbst erhält, ist eine steuerpflichtige Betriebseinnahme. Und auf jeden Euro Trinkgeld, der über das Terminal läuft, zahlt der Betrieb dasselbe Disagio wie auf die Rechnung. Bei zwei Restaurants mit 90.000 Euro Kartentrinkgeld im Jahr und einem Satz von 0,85 Prozent sind das 765 Euro.

Wie das Trinkgeld auf das Terminal kommt

Ein Kartenterminal kennt in der Regel zwei Arten, Trinkgeld anzunehmen. Welche davon Ihr Gerät anbietet, hängt von der Konfiguration ab, die Ihr Netzbetreiber auf das Terminal spielt. Gut dokumentiert sind beide Wege in den Funktionsanleitungen des Netzbetreibers REA Card für die Terminal-Reihen T6 bis T9 (Stand 05/2019 und 07/2019). Andere Netzbetreiber nutzen andere Menüs, das Prinzip ähnelt sich.

Variante 1: Trinkgeld-Nachbuchung

Bei der Nachbuchung zahlt der Gast zuerst den Rechnungsbetrag. Auf dem Händlerbeleg druckt das Terminal zusätzlich zwei leere Zeilen für Trinkgeld und Gesamtsumme. Der Gast trägt den Betrag von Hand ein und unterschreibt, auch wenn er die Zahlung mit PIN bestätigt hat. Später ruft das Personal am Terminal die Funktion „Trinkgeld“ auf, gibt die Transaktionsnummer vom Beleg ein und bucht den Trinkgeldbetrag auf die ursprüngliche Zahlung.

Diese Variante hat eine harte Frist. Nach dem Kassenschnitt ist keine Nachbuchung mehr möglich. Ein Beleg, der abends in der Schublade liegen bleibt, bedeutet also, dass das Trinkgeld des Gastes nie gebucht wird. Laut REA-Anleitung ist die Nachbuchung außerdem für Zahlungen mit Kreditkarte vorgesehen und lässt sich einzeln stornieren, ohne dass die eigentliche Zahlung storniert wird.

Variante 2: Eingabe während der Zahlung

Bei der zweiten Variante fragt das Terminal nach dem Einstecken der Karte, ob der Gast ein Trinkgeld geben möchte. Der Gast tippt den Betrag selbst ein, und Rechnung plus Trinkgeld laufen als eine einzige Transaktion. Eine Nachbuchung ist dann weder nötig noch möglich. Für das Personal ist das der einfachere Weg, weil kein Beleg nachgearbeitet werden muss.

Beide Anleitungen nennen zwei Einschränkungen, die im Alltag schwer wiegen. Die Trinkgeldfunktion funktioniert dort nur, wenn die Karte gesteckt wird. Bei kontaktlosen Zahlungen fällt sie weg. Und nicht jede Karte unterstützt Trinkgeld; in diesen Fällen läuft die Zahlung ohne Trinkgeld durch. Da heute die meisten Gäste ihre Karte oder ihr Handy nur noch an das Gerät halten, sollten Sie bei Ihrem Netzbetreiber nachfragen, wie Ihr Modell Trinkgeld bei kontaktlosen Zahlungen behandelt.

Die folgende Übersicht stellt beide Wege nebeneinander, so wie sie in den REA-Anleitungen beschrieben sind.

Für einen Betrieb mit Tischbedienung ist die Eingabe am Terminal fast immer der bessere Weg. Sie spart dem Personal die Nacharbeit am Abend, und es geht kein Trinkgeld durch einen vergessenen Beleg verloren. Die Nachbuchung hat ihren Platz dort, wo der Gast die Rechnung am Tisch abzeichnet und das Terminal nicht mitgenommen wird. Wer sie nutzt, braucht eine feste Regel, wer die Belege vor dem Kassenschnitt durchgeht.

So schalten Sie die Trinkgeldfunktion ein

Bei REA Card wird das Terminal laut Anleitung bereits vorkonfiguriert ausgeliefert. Fehlt die Funktion trotzdem, gibt es zwei Möglichkeiten. Bei manchen Geräten können Sie sie selbst im Händlermenü aktivieren. Die REA-Anleitung für die T-Reihe beschreibt etwa den Weg über Menü, Benutzer, Zahlungsarten und EMV-Zahlungsarten bis zum Eintrag „Bez.+Trinkgeld“. Bei anderen Geräten schaltet nur der Terminal-Support des Netzbetreibers die Funktion frei.

KartenKosten ist kein Netzbetreiber und hat keinen Zugriff auf Ihr Terminal. Für die Freischaltung ist die Hotline auf Ihrem Vertrag oder auf dem Typenschild des Geräts zuständig. Halten Sie dafür die Terminal-ID bereit, die auf Ihren Zahlungsbelegen steht. Fragen Sie dabei gleich nach, ob die Funktion auch bei kontaktlosen Zahlungen greift und ob eine Nachbuchung in Ihrem Preisblatt als eigener Vorgang abgerechnet wird.

Steuer: frei für das Team, Betriebseinnahme für den Inhaber

Die Steuerfreiheit regelt § 3 Nr. 51 EStG. Steuerfrei sind danach Trinkgelder, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer Arbeitsleistung von Dritten freiwillig und ohne Rechtsanspruch zusätzlich zu dem Betrag gegeben werden, der für diese Arbeitsleistung zu zahlen ist. Eine Betragsgrenze gibt es nicht. Ob der Gast bar oder mit Karte zahlt, ändert daran nichts. Die IHK Essen ordnet die Annahme, Kartentrinkgeld sei problematisch, ausdrücklich als Missverständnis ein (Beitrag „Trinkgeld“, Stand Juli 2026).

Das Gesetz nennt aber nur den Arbeitnehmer. Trinkgeld, das ein Einzelunternehmer selbst erhält, fällt nicht darunter. Er muss es als Betriebseinnahme erfassen, und laut IHK gehört es nach § 10 Abs. 1 Satz 2 UStG auch in die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer. Für einen Einzelunternehmer, der selbst mitbedient, ist das ein echter Unterschied: Sein Anteil am Trinkgeld ist Umsatz, der Anteil seiner Angestellten ist es nicht.

Viele Betriebe sammeln Trinkgeld in einem gemeinsamen Topf und teilen es nach einem Schlüssel auf. Das schadet der Steuerfreiheit für sich genommen nicht. Kritisch wird es nach Einschätzung der IHK erst, wenn der Arbeitgeber nach freiem Ermessen verteilt. Dann kann das Geld seinen Trinkgeldcharakter verlieren und als Arbeitslohn gelten. Eine schriftliche Pool-Regel, die das Team kennt und der es zugestimmt hat, ist deshalb die sicherere Lösung. Die steuerliche Behandlung im Einzelfall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Auszahlung an das Team und saubere Belege

Kartentrinkgeld erreicht Ihr Konto zusammen mit der übrigen Kartenauszahlung. Ihr Acquirer trennt dabei nicht zwischen Rechnungsbetrag und Trinkgeld, er überweist einen Gesamtbetrag abzüglich seiner Gebühren. Die Trennung müssen Sie selbst vornehmen. Der einfachste Ausgangspunkt ist der Kassenschnitt. Die REA-Anleitungen zeigen dabei zwei Fälle, die Ihnen begegnen können. Die T7 weist die Summe der Trinkgelder im Kassenschnitt gesondert aus, bei T6, T8 und T9 erscheint ein am Terminal eingegebenes Trinkgeld im Gesamtbetrag der Transaktion. Im zweiten Fall brauchen Sie die Einzelbelege oder den Trinkgeldausweis in Ihrer Kasse. Wie der Tagesabschluss an den gängigen Geräten funktioniert, erklärt unser Beitrag zum Kassenschnitt am EC-Gerät.

Für die Auszahlung nennt die IHK drei Nachweise, in absteigender Güte: den gesonderten Ausweis auf der registrierten Rechnung, die Quittung des Empfängers und als Ersatzlösung einen Eigenbeleg. In der Praxis bewährt sich ein einfacher Ablauf:

1. Trinkgeldsumme des Tages aus Kassenschnitt oder Kasse ablesen.
2. Betrag nach der Pool-Regel auf die Schicht verteilen.
3. Auszahlung bar aus der Kasse oder gesammelt über die Lohnabrechnung.
4. Empfang von jeder Person quittieren lassen und zum Kassenschnitt ablegen.

Wichtig für die Buchhaltung: Das Trinkgeld der Angestellten ist für den Betrieb kein Umsatz. Es läuft nur durch. Wer die Kartenauszahlung netto bucht, vermischt Umsatz, Trinkgeld und Gebühren in einer Zahl. Wie Sie die Kartenauszahlung so verbuchen, dass Disagio und Durchlaufposten sichtbar bleiben, zeigt der Beitrag Kartengebühren buchen.

Eine arbeitsrechtliche Grenze gilt unabhängig vom Zahlungsweg. Nach § 107 Abs. 3 GewO kann die Zahlung eines regelmäßigen Arbeitsentgelts nicht deshalb ausgeschlossen werden, weil ein Arbeitnehmer Trinkgeld erhält. Trinkgeld kommt also immer zum Lohn hinzu und ersetzt ihn nicht.

Was das Trinkgeld an Kartengebühren kostet

Für den Acquirer ist das Trinkgeld Teil des Zahlbetrags. Er berechnet seinen prozentualen Satz auf die gesamte Summe, die über das Terminal läuft. Die Gebühr auf den Trinkgeldanteil trägt der Betrieb, denn an das Team geht der volle Trinkgeldbetrag.

Ein Rechenbeispiel: Ein Inhaber betreibt zwei Restaurants mit zusammen 1,5 Mio. Euro Kartenumsatz im Jahr, gemessen an den Rechnungsbeträgen. Im Schnitt geben die Gäste 6 Prozent Trinkgeld auf die Karte. Das sind 90.000 Euro Trinkgeld im Jahr oder 7.500 Euro im Monat, die der Betrieb an das Team auszahlt. Über das Terminal laufen damit insgesamt 1,59 Mio. Euro.

Der Vertrag sieht einen Blended-Satz von 0,85 Prozent für alle Kartenarten vor. Auf den Trinkgeldanteil entfallen damit 90.000 Euro × 0,85 Prozent = 765 Euro Gebühren im Jahr. Die prozentuale Gebühr auf den gesamten Terminalumsatz beträgt 1,59 Mio. Euro × 0,85 Prozent = 13.515 Euro. Feste Entgelte je Zahlung ändern sich bei Variante 2 nicht, weil die Zahl der Transaktionen gleich bleibt. Bei der Nachbuchung sollten Sie im Preisblatt prüfen, ob sie als eigener Vorgang ein Postenentgelt auslöst.

765 Euro sind kein Betrag, für den sich ein Vertragswechsel lohnt. Wer Trinkgeld auf der Karte nicht zulässt, spart zwar die Gebühr, riskiert aber, dass Gäste ohne Bargeld gar kein Trinkgeld geben. Diese Abwägung betrifft das Team stärker als die Kosten. Wie Bonhöhe, Tischzahlung und geteilte Rechnungen den Satz in der Gastronomie insgesamt treiben, beschreibt unser Beitrag zu den Kartengebühren in der Gastronomie.

Wo der größere Hebel liegt

Interessanter als die Gebühr auf das Trinkgeld ist der Satz, der auf den gesamten Umsatz wirkt. Im Beispiel bewegt jede Senkung um 0,15 Prozentpunkte 1,59 Mio. Euro × 0,15 Prozent = 2.385 Euro im Jahr. Das ist gut das Dreifache dessen, was das gesamte Kartentrinkgeld an Gebühren kostet. Gerade in der Gastronomie lohnt der Blick, ob ein Blended-Satz zum tatsächlichen Kartenmix passt, weil der Anteil von Kreditkarten und ausländischen Karten von Haus zu Haus unterschiedlich ausfällt.

Eine Konditionsanalyse beantwortet genau diese Frage. Sie legt Ihre Monatsabrechnungen neben den Kartenmix und zeigt, welcher Satz für Ihren Betrieb erreichbar ist.

Die Trinkgeldfunktion selbst richten Sie mit Ihrem Netzbetreiber ein. Die steuerliche Seite klären Sie einmal sauber mit Ihrer Steuerberatung und halten sie in einer Pool-Regel fest. Danach läuft das Kartentrinkgeld mit wenig Aufwand mit.